Contrat de sous-traitance de Données à caractère personnel (article 28 du RGPD)

PRÉAMBULE

Le Règlement Européen en matière de Protection des Données personnelles (RGPD) impose qu’un contrat soit conclu à chaque fois qu’un responsable de traitement fait appel à un sous-traitant.

Ce présent contrat est très précisément règlementé par l’article 28 du Règlement qui impose une série de conditions qu’il est essentiel de respecter.

Les termes portant la majuscule qui sont utilisés dans le présent Contrat sans y être définis ont le sens qui leur est donné dans les Conditions Générales de Services (Avocat).

Considérant que l’Avocat, responsable du traitement, souhaite recourir aux Services du sous-traitant, Symplicy, afin d’opérer le traitement de Données à caractère personnel pour son compte.

Les Parties s’engagent aux respects des obligations définies dans le contrat de sous-traitance de Données à caractère personnel.

Ce présent Contrat a été rédigé sur base de l’Annexe de la DÉCISION D’EXÉCUTION DE LA COMMISSION relative aux clauses contractuelles types entre les responsables du traitement et les sous-traitants au titre de l’article 28(7) du RGPD et de l’article 29(7) du règlement (UE) 2018/1725.

SECTION I

Clause 1 : Objet et champ d’application

(a) Les présentes clauses contractuelles types (ci-après les «clauses») ont pour objet de garantir la conformité avec l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

(b) Les responsables du traitement et les sous-traitants énumérés à l’annexe I ont accepté ces clauses afin de garantir le respect des dispositions de l’article 28, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2016/679 et/ou des dispositions de l’article 29, paragraphes 3 et 4, du règlement (UE) 2018/1725.

(c) Les présentes clauses s’appliquent au traitement des Données à caractère personnel tel que décrit à l’annexe II. 

(d) Les annexes I à V font partie intégrante des clauses.

(e) Les présentes clauses sont sans préjudice des obligations auxquelles le responsable du traitement est soumis en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

(f) Les clauses ne suffisent pas à elles seules pour assurer le respect des obligations relatives aux transferts internationaux conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

Clause 2 : Invariabilité des clauses

(g) Les Parties s’engagent à ne pas modifier les clauses, sauf en ce qui concerne l’ajout d’informations aux annexes ou la mise à jour des informations qui y figurent. 

(h) Les parties ne sont pour autant pas empêchées d’inclure les clauses contractuelles types définies dans les présentes clauses dans un contrat plus large, ni d’ajouter d’autres clauses ou des garanties supplémentaires, à condition que celles-ci ne contredisent pas, directement ou indirectement, les clauses ou qu’elles ne portent pas atteinte aux libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 3 : Interprétation

(i) Lorsque des termes définis respectivement dans le règlement (UE) 2016/679 ou dans le règlement (UE) 2018/1725 figurent dans les clauses, ils s’entendent comme dans le règlement en question.

(j) Les présentes clauses doivent être lues et interprétées à la lumière des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et du règlement (UE) 2018/1725 respectivement.

(k) Les présentes clauses ne doivent pas être interprétées d’une manière contraire aux droits et obligations prévus par le règlement (UE) 2016/679 / le règlement (UE) 2018/1725 ou d’une manière qui porte atteinte aux libertés ou droits fondamentaux des personnes concernées.

Clause 4 : Hiérarchie

En cas de contradiction entre les présentes clauses et les dispositions des accords connexes qui existent entre les parties au moment où les présentes clauses sont convenues ou qui sont conclus ultérieurement, les présentes clauses prévaudront.

Clause 5 : Clause d’amarrage

(l) Toute entité qui n’est pas partie aux présentes clauses peut, avec l’accord de toutes les parties, y adhérer à tout moment, en qualité soit de responsable du traitement soit de sous-traitant, en complétant les annexes et en signant l’annexe I.

(m) Une fois que les annexes mentionnées au point a) sont complétées et signées, l’entité adhérente est considérée comme une partie aux présentes clauses et jouit des droits et est soumise aux obligations d’un responsable du traitement ou d’un sous-traitant, conformément à sa désignation à l’annexe I.

(n) Les présentes clauses ne créent pour la partie adhérente aucun droit ni aucune obligation pour la période précédant l’adhésion.

SECTION II – OBLIGATIONS DES PARTIES

Clause 6 : Description du ou des traitements

Les détails des opérations de traitement, et notamment les catégories de données à caractère

personnel et les finalités du traitement pour lesquelles les Données à caractère personnel sont

traitées pour le compte du responsable du traitement, sont précisés à l’annexe II.

Clause 7 : Obligations des parties

7.1. Instructions

(o) Le sous-traitant ne traite les Données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, à moins qu’il ne soit tenu d’y procéder en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’État membre auquel il est soumis. Dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si la loi le lui interdit pour des motifs importants d’intérêt public. Des instructions peuvent également être données ultérieurement par le responsable du traitement pendant toute la durée du traitement des Données à caractère personnel. Ces instructions doivent toujours être documentées.

(p) Le sous-traitant informe immédiatement le responsable du traitement si, selon lui, une instruction donnée par le responsable du traitement constitue une violation du règlement (UE) 2016/679 / du règlement (UE) 2018/1725 ou d’autres dispositions du droit de l’Union ou du droit des États membres relatives à la protection des données.

7.2. Limitation de la finalité

Le sous-traitant traite les Données à caractère personnel uniquement pour la ou les finalités spécifiques du traitement, telles que définies à l’annexe II, sauf instruction complémentaire du responsable du traitement.

7.3. Durée du traitement des Données à caractère personnel

Le traitement par le sous-traitant n’a lieu que pendant la durée précisée à l’annexe II.

7.4. Sécurité du traitement

(q) Le sous-traitant met au moins en œuvre les mesures techniques et organisationnelles précisées à l’annexe III pour assurer la sécurité des Données à caractère personnel. Figure parmi ces mesures la protection des données contre toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données à caractère personnel ou l’accès non autorisé à de telles données (violation de Données à caractère personnel).  Lors de l’évaluation du niveau de sécurité approprié, les parties tiennent dûment compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les personnes concernées.

(r) Le sous-traitant n’accorde aux membres de son personnel l’accès aux Données à caractère personnel faisant l’objet du traitement que dans la mesure strictement nécessaire à l’exécution, à la gestion et au suivi du contrat. Le sous-traitant veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

7.5. Données sensibles

Si le traitement porte sur des Données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques ou des données biométriques aux fins d’identifier une personne physique de manière unique, des données concernant la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique, ou des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions («données sensibles»), le sous-traitant applique des limitations spécifiques et/ou des garanties supplémentaires.

7.6 Conformité

(s) Les parties doivent pouvoir démontrer la conformité avec les présentes clauses. 

(t) Le sous-traitant traite de manière rapide et adéquate les demandes du responsable du traitement concernant le traitement des données conformément aux présentes clauses. 

(u) Le sous-traitant met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations énoncées dans les présentes clauses et découlant directement du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725. 

À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant permet également la réalisation d’audits des activités de traitement couvertes par les présentes clauses et y contribue, à intervalles raisonnables ou en présence d’indices de non-conformité. Lorsqu’il décide d’un examen ou d’un audit, le responsable du traitement peut tenir compte des certifications pertinentes en possession du sous-traitant.

(v) Le responsable du traitement peut décider de procéder lui-même à l’audit ou de mandater un auditeur indépendant. Les audits peuvent également comprendre des inspections dans les locaux ou les installations physiques du sous-traitant et sont, le cas échéant, effectués moyennant un préavis raisonnable.

(w) Les parties mettent à la disposition de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes, dès que celles-ci en font la demande, les informations énoncées dans la présente clause, y compris les résultats de tout audit.

7.7. Recours à des sous-traitants ultérieurs

(x) Le sous-traitant dispose de l’autorisation générale du responsable du traitement pour ce qui est du recrutement de sous-traitants ultérieurs sur la base d’une liste convenue. Cette liste est prévue en annexe V.

Le sous-traitant informe spécifiquement par écrit le responsable du traitement de tout projet de modification de cette liste par l’ajout ou le remplacement de sous-traitants ultérieurs au moins quinze jours à l’avance, donnant ainsi au responsable du traitement suffisamment de temps pour pouvoir s’opposer à ces changements avant le recrutement du ou des sous-traitants ultérieurs concernés. Le sous-traitant fournit au responsable du traitement les informations nécessaires pour lui permettre d’exercer son droit d’opposition.

(y) Lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement), il le fait au moyen d’un contrat qui impose au sous-traitant ultérieur, en substance, les mêmes obligations en matière de protection des données que celles imposées au sous-traitant en vertu des présentes clauses. Le sous-traitant veille à ce que le sous-traitant ultérieur respecte les obligations auxquelles il est lui-même soumis en vertu des présentes clauses et du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

(z) À la demande du responsable du traitement, le sous-traitant lui fournit une copie de ce contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de toute modification qui y est apportée ultérieurement. Dans la mesure nécessaire à la protection des secrets d’affaires ou d’autres informations confidentielles, y compris les Données à caractère personnel, le sous-traitant peut expurger le texte du contrat avant d’en diffuser une copie.

(aa) Le sous-traitant demeure pleinement responsable, à l’égard du responsable du traitement, de l’exécution des obligations du sous-traitant ultérieur conformément au contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur. Le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout manquement du sous-traitant ultérieur à ses obligations contractuelles.

(bb) Le sous-traitant convient avec le sous-traitant ultérieur d’une clause du tiers bénéficiaire selon laquelle — dans le cas où le sous-traitant a matériellement disparu, a cessé d’exister en droit ou est devenu insolvable — le responsable du traitement a le droit de résilier le contrat conclu avec le sous-traitant ultérieur et de donner instruction au sous-traitant ultérieur d’effacer ou de renvoyer les Données à caractère personnel.

7.8. Transferts internationaux

(cc) Tout transfert de données vers un pays tiers ou une organisation internationale par le sous traitant n’est effectué que sur la base d’instructions documentées du responsable du traitement ou afin de satisfaire à une exigence spécifique du droit de l’Union ou du droit de l’État membre à laquelle le sous-traitant est soumis et s’effectue  conformément au chapitre V du règlement (UE) 2016/679 ou du règlement (UE) 2018/1725.

(dd) Le responsable du traitement convient que lorsque le sous-traitant recrute un sous-traitant ultérieur conformément à la clause 7.7 pour mener des activités de traitement spécifiques (pour le compte du responsable du traitement) et que ces activités de traitement impliquent un transfert de Données à caractère personnel au sens du chapitre V du règlement (UE) 2016/679, le sous-traitant et le sous-traitant ultérieur peuvent garantir le respect du chapitre V du règlement (UE) 2016/679 en utilisant les clauses contractuelles types adoptées par la Commission sur la base de l’article 46, paragraphe 2, du règlement (UE) 2016/679, pour autant que les conditions d’utilisation de ces clauses contractuelles types soient remplies.

Clause 8 : Assistance au responsable du traitement

(ee) Le sous-traitant informe sans délai le responsable du traitement de toute demande qu’il a reçue de la part de la personne concernée. Il ne donne pas lui-même suite à cette demande, à moins que le responsable du traitement des données ne l’y ait autorisé.

(ff) Le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement pour ce qui est de remplir l’obligation qui lui incombe de répondre aux demandes des personnes concernées d’exercer leurs droits, en tenant compte de la nature du traitement. Dans l’exécution de ses obligations conformément aux points a) et b), le sous-traitant se conforme aux instructions du responsable du traitement.

(gg) Outre l’obligation incombant au sous-traitant d’assister le responsable du traitement en vertu de la clause 8, point b), le sous-traitant aide en outre le responsable du traitement à garantir le respect des obligations suivantes, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant:

(1) l’obligation de procéder à une évaluation de l’incidence des opérations de traitement envisagées sur la protection des Données à caractère personnel («analyse d’impact relative à la protection des données») lorsqu’un type de traitement est susceptible de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques;

(2) l’obligation de consulter l’autorité de contrôle compétente/les autorités de contrôle compétentes préalablement au traitement lorsqu’une analyse d’impact relative à la protection des données indique que le traitement présenterait un risque élevé si le responsable du traitement ne prenait pas de mesures pour atténuer le risque;

(3) l’obligation de veiller à ce que les Données à caractère personnel soient exactes et à jour, en informant sans délai le responsable du traitement si le sous-traitant apprend que les Données à caractère personnel qu’il traite sont inexactes ou sont devenues obsolètes;

(4) les obligations prévues à l’article 32 du règlement (UE) 2016/679.

(hh) Les parties définissent à l’annexe III les mesures techniques et organisationnelles appropriées par lesquelles le sous-traitant est tenu de prêter assistance au responsable du traitement dans l’application de la présente clause, ainsi que la portée et l’étendue de l’assistance requise.

Clause 9 : Notification de violations de Données à caractère personnel

En cas de violation de Données à caractère personnel, le sous-traitant coopère avec le responsable du traitement et lui prête assistance aux fins de la mise en conformité avec les obligations qui lui incombent en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679 ou des articles 34 et 35 du règlement (UE) 2018/1725, selon celui qui est applicable, en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose le sous-traitant.

9.1 Violation de données en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement

En cas de violation de Données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le responsable du traitement, le sous-traitant prête assistance au responsable du traitement:

(ii) aux fins de la notification de la violation de Données à caractère personnel à l’autorité de contrôle compétente/aux autorités de contrôle compétentes, dans les meilleurs délais après que le responsable du traitement en a eu connaissance, le cas échéant (sauf si la violation de Données à caractère personnel est peu susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques);

(jj) aux fins de l’obtention des informations suivantes qui, conformément à l’article 33, paragraphe 3, du règlement (UE) 2016/679 doivent figurer dans la notification du responsable du traitement, et inclure, au moins:

(1) la nature des Données à caractère personnel, y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de Données à caractère personnel concernés; 

(2) les conséquences probables de la violation de Données à caractère personnel;

(3) les mesures prises ou les mesures que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la violation de Données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives. Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais;

(kk) aux fins de la satisfaction, conformément à l’article 34 du règlement (UE) 2016/679, de l’obligation de communiquer dans les meilleurs délais la violation de Données à caractère personnel à la personne concernée, lorsque la violation de Données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.

9.2 Violation de données en rapport avec des données traitées par le sous-traitant

En cas de violation de Données à caractère personnel en rapport avec des données traitées par le sous-traitant, celui-ci en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Cette notification contient au moins:

(a) une description de la nature de la violation constatée (y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et d’enregistrements de Données à caractère personnel concernés);

(b) les coordonnées d’un point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues au sujet de la violation de Données à caractère personnel;

(c) ses conséquences probables et les mesures prises ou les mesures qu’il est proposé de prendre pour remédier à la violation, y compris pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives. Lorsque, et dans la mesure où, il n’est pas possible de fournir toutes les informations en même temps, la notification initiale contient les informations disponibles à ce moment-là et, à mesure qu’elles deviennent disponibles, des informations supplémentaires sont communiquées par la suite dans les meilleurs délais. Les parties définissent à l’annexe III tous les autres éléments que le sous-traitant doit communiquer lorsqu’il prête assistance au responsable du traitement aux fins de la satisfaction des obligations incombant à ce dernier en vertu des articles 33 et 34 du règlement (UE) 2016/679.

SECTION III – DISPOSITIONS FINALES

Clause 10 : Non-respect des clauses et résiliation

(ll) Sans préjudice des dispositions du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725, en cas de manquement du sous-traitant aux obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses, le responsable du traitement peut donner instruction au sous-traitant de suspendre le traitement des Données à caractère personnel jusqu’à ce que ce dernier se soit conformé aux présentes clauses ou jusqu’à ce que le contrat soit résilié. Le sous-traitant informe rapidement le responsable du traitement s’il n’est pas en mesure de se conformer aux présentes clauses, pour quelque raison que ce soit.

(mm) Le responsable du traitement est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de Données à caractère personnel conformément aux présentes clauses si:

(1) le traitement de Données à caractère personnel par le sous-traitant a été suspendu par le responsable du traitement conformément au point a) et le respect des présentes clauses n’est pas rétabli dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la suspension;

(2) le sous-traitant est en violation grave ou persistante des présentes clauses ou des obligations qui lui incombent en vertu du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725;

(3) le sous-traitant ne se conforme pas à une décision contraignante d’une juridiction compétente ou de l’autorité de contrôle compétente/des autorités de contrôle compétentes concernant les obligations qui lui incombent en vertu des présentes clauses ou du règlement (UE) 2016/679 et/ou du règlement (UE) 2018/1725.

(nn) Le sous-traitant est en droit de résilier le contrat dans la mesure où il concerne le traitement de Données à caractère personnel en vertu des présentes clauses lorsque, après avoir informé le responsable du traitement que ses instructions enfreignent les exigences juridiques applicables conformément à la clause 7.1, point b), le responsable du traitement insiste pour que ses instructions soient suivies.

(oo) À la suite de la résiliation du contrat, le sous-traitant supprime, selon le choix du responsable du traitement, toutes les Données à caractère personnel traitées pour le compte du responsable du traitement et certifie auprès de celui-ci qu’il a procédé à cette suppression, ou renvoie toutes les Données à caractère personnel au responsable du traitement et détruit les copies existantes, à moins que le droit de l’Union ou le droit national n’impose de les conserver plus longtemps. Le sous-traitant continue de veiller à la conformité aux présentes clauses jusqu’à la suppression ou à la restitution des données.

ANNEXE I: LISTE DES PARTIES

1) Responsable(s) du traitement

Avocat.

2) Sous-traitant(s)

SRL Symplicy.

Chemin du Cyclotron 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

info@symplicy.com.

ANNEXE II: DESCRIPTION DU TRAITEMENT

1) Catégories de personnes concernées dont les Données à caractère personnel sont traitées

  • Clients ou potentiels clients de l’Avocat : ces clients peuvent être à la fois des particuliers, des sociétés ou des pouvoirs publiques.

2) Catégories de Données à caractère personnel traitées

  • Le nom du client ou potentiel client de l’Avocat.
  • Le prénom du client ou potentiel client de l’Avocat.
  • Le numéro de téléphone du client ou potentiel client de l’Avocat.
  • L’adresse mail du client ou potentiel client de l’Avocat.
  • Des informations d’ordre économique et fiscal concernant le client ou potentiel client de l’Avocat.
  • Des données sensibles, notamment des données relatives à la santé des personnes, des données pénales du client ou potentiel client de l’Avocat.

3) Finalité(s) pour laquelle (lesquelles) les Données à caractère personnel sont traitées pour le compte du responsable du traitement

  • Les Services de traitement de Données à caractère personnel que Symplicy fournit sont opérés pour :
    • Exécuter nos Services.
    • Communiquer à l’Avocat le contenu du Formulaire, la demande du Justiciable.
    • Envoyer un accusé de réception à l’adresse mail du Justiciable. Cet accusé de réception confirme que la demande a bien été envoyée à l’adresse mail de l’Avocat.
    • Contacter l’Avocat afin de vérifier s’il a bien reçu dans sa boîte mail la demande, le Formulaire du Justiciable.
    • Renvoyer le Formulaire, la demande si l’Avocat n’a pas reçu la demande dans sa boîte mail.
    • Permettre la communication et la recherche de décisions de justice et / ou de Modèles de document.

4) Nature du traitement

Lorsque l’Avocat souscrit aux services de Symplicy, il confie ses précieuses données ainsi que celles de ses clients ou ses potentiels clients (ci-après dénommés utilisateurs finaux ou utilisateur final).

Symplicy s’est donné pour priorité de protéger ses données et de proposer des choix à l’Avocat pour les contrôler.

Symplicy comprend que les Avocats sont particulièrement préoccupés par la manière dont Symplicy utilise, collecte, traite et protège les données.

Symplicy traite, collecte, conserve les données de ces utilisateurs finaux lorsque ceux-ci utilisent son service.

5) Durée du traitement

Symplicy conserve les Données à caractère personnel des utilisateurs finaux ou utilisateur final de l’Avocat jusqu’au jour de l’expiration de l’abonnement de l’Avocat.

Passé ce délai, les Données à caractère personnel sont entièrement supprimées des serveurs de Symplicy.

ANNEXE III: MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES, Y COMPRIS

Symplicy a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les Données à caractère personnel contre tout accès, utilisation, perte ou divulgation non autorisés.

Par exemple, Symplicy a pris les mesures suivantes :

  • Symplicy tient à jour un registre de traitement des Données à caractère personnel. Il est disponible sur simple demande.
  • Symplicy tient à jour une procédure en cas de fuites, vols de données ainsi qu’un registre de fuites, vols de données. A l’heure actuelle, il n’y a jamais eu de fuite, vol de données.
  • Symplicy fournit une liste de ses sous-traitants. Cette liste prévue en annexe V.
  • Symplicy a mis en place une politique interne informant et obligeant ses administrateurs,  employés à maintenir la confidentialité des données et le respect du RGPD. Symplicy a mis en place un Sharepoint afin de sensibiliser ses équipes aux questions de Données à caractère personnel.
  • Symplicy est en mesure d’informer l’Avocat sans délai en cas de violation de données (même si Symplicy et ses sous-traitants travaillent dur pour que cela ne soit pas nécessaire).
  • Symplicy a une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur tous ses systèmes.
  • Symplicy pseudonymise les informations personnelles lorsque cela est nécessaire.
  • Symplicy effectue systématiquement des sauvegardes des Données à caractère personnel afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques.
  • Symplicy teste et évalue régulièrement ses mesures, et les ajuste si nécessaire.
  • Symplicy a été suivie par des juristes compétents en vie privée.
  • Symplicy se tient informée des guides et lignes de conduite publiés par la CNIL et par l’Autorité des données personnelles de Belgique.

ANNEXE IV: LISTE DE SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

La présente annexe doit être complétée en cas d’autorisation spécifique de sous-traitants

ultérieurs [clause 7.7, point a)].

Le responsable du traitement a autorisé le recours aux sous-traitants ultérieurs suivants:

[A compléter en cours de contrat]

ANNEXE V: LISTE DE SOUS-TRAITANTS ACTUELS

Symplicy confie le traitement de certaines des Données à caractère personnel à des sous-traitants uniquement dans la mesure nécessaire pour réaliser leurs missions et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel applicable. 

Afin d’être totalement transparent, Symplicy communique la liste de ses sous-traitants : 

  • Aws Amazon
    • Le but est l’Hébergement de ses Sites Internet, de son Logiciel, et de ses bases de données.
    • L’emplacement des données est fixé en Europe. Les données sont également transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Le contrat de sous-traitance avec Amazon est disponible en cliquant ici.
  • OVH
    • Le but est l’inscription de ses Noms de domaines.
    • L’emplacement des données est fixé en Europe. Le contrat de sous-traitance avec OVH est disponible en cliquant ici.
  • Postmark
    • Les buts sont :
      • L’envoi en toute sécurité de la demande, du Formulaire à l’adresse mail de l’Avocat.
      • L’Envoi en toute sécurité d’une copie de la demande, du Formulaire à l’adresse mail du Justiciable.
    • Pour en savoir plus sur la sécurité et le mode de cryptage mis en place, nous vous invitons à lire le guide de Postmark. Ce guide est disponible en cliquant ici.
    • L’emplacement des données est fixé aux États-Unis. Les données sont donc transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Le contrat de sous-traitance avec Postmark est disponible en cliquant ici.
    • Postmark s’engage à respecter le RGPD. Vous pouvez consulter la charte mise en place par Postmark concernant le respect du RGPD. Elle est disponible en cliquant ici.
  • OpenAI
    • Le but est d’améliorer notre Service de recherche de décisions de justice et/ou de Modèles de document.
    • Nous utilisons les technologies d’OpenAI pour générer automatiquement des mots-clés et des résumés de décisions de justice et / ou de Modèles de document.
    • Nous utilisons les technologies d’OpenAI pour anonymiser / pseudonymiser des décisions de justice et / ou des Modèles de document.
    • L’utilisation des technologies d’OpenAI par Symplicy se fait via une API. Cette API est mise à disposition par OpenAI. OpenAI n’utilisera pas les données soumises par Symplicy via son API pour former ou améliorer ses modèles. Toutes les données envoyées via l’API d’OpenAI seront conservées pendant un maximum de 30 jours, après quoi elles seront supprimées. Pour plus d’informations sur l’utilisation des données par OpenAI via son API, vous pouvez consulter cette page : https://openai.com/policies/api-data-usage-policies.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Ces clauses contractuelles types sont disponibles en cliquant ici. 
  • Google Ads, Analytics et Tag Manager.
    • Les buts :
      • Analyser l’audience de ses Services
      • Réaliser des campagnes publicitaires sur le réseau Google. Ce service d’analyse web proposé par Google assure le suivi du trafic d’un Site Internet. Google utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation des Services. Ces données sont partagées avec d’autres services Google. Google peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Ces clauses contractuelles types sont disponibles : Google Ads Data Processing Terms et Google Measurement Controller-Controller Data Protection Terms.
  • Google Maps
    • Le but est la mise en place d’API : API Place détails, API Autocompete, API Maps. Ces API permettent de géolocaliser un utilisateur via son navigateur afin qu’il trouve des avocats à proximité de sa position.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Ces clauses contractuelles types sont disponibles en cliquant ici.
  • Google Dialogflow
    • Le but est de faire fonctionner notre assistant personnel, Harvey, sur la messagerie de Facebook.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Ces clauses contractuelles types sont disponibles en cliquant ici.
  • Microsoft Office 365
    • Les buts sont :
      • Créer et héberger les documents textes, tableaux, présentations.
      • Hébergement des mails de Symplicy.
    • L’emplacement des données est fixé en Europe. Les données sont également transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Le contrat de sous-traitance avec Microsoft est disponible en cliquant ici.
  • Facebook
    • Les buts sont :
      • Recevoir et répondre aux messages via les pages, comptes Facebook et Instagram.
      • Lancer des campagnes publicitaires sur Facebook et Instagram.
      • Analyser l’audience des pages et des comptes. Ce service d’analyse proposé par le groupe Facebook utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation des services. Ces données sont partagées avec d’autres services Facebook. Facebook peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
      • Installer l’assistant personnel, Harvey, sur la plateforme Facebook.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Le contrat de sous-traitance avec Facebook est disponible en cliquant ici.
  • LinkedIn
    • Les buts sont :
      • Recevoir et répondre à aux messages via les pages, comptes LinkedIn.
      • Lancer des campagnes publicitaires sur LinkedIn.
      • Analyser l’audience des pages et des comptes. Ce service d’analyse proposé par LinkedIn utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation des services. Ces données sont partagées avec d’autres services LinkedIn. LinkedIn peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Le contrat de sous-traitance avec LinkedIn est disponible en cliquant ici.
  • Twitter
    • Les buts sont :
      • Recevoir et répondre aux messages via des pages, comptes Twitter.
      • Lancer des campagnes publicitaires sur Twitter.
      • Analyser l’audience des pages et des comptes. Ce service d’analyse proposé par Twitter utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation des services. Ces données sont partagées avec d’autres services Twitter. Twitter peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
    • Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Notre contrat de sous-traitance avec Twitter est disponible en cliquant ici.
  • Comptable Crapanzano
    • Les buts sont :
      • De tenir en ordre une comptabilité d’ activité.
      • De respecter les obligations fiscales et sociales.
    • L’emplacement des données est fixé en Belgique.
  • CBC Banque Belgique
    • Les buts sont :
      • Permettre la tenue du compte bancaire.
      • Permettre l’exécution et la réception des paiements.
    • L’emplacement des données est fixé en Europe. La Politique de protection des Données à caractère personnel de CBC Banque est disponible en cliquant ici.
  • Calendly
    • Le but est de permettre la prise de rendez-vous.
    • L’emplacement des données est fixé aux États-Unis. Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. La Politique de protection des Données à caractère personnel de Calendly est disponible en cliquant ici.
  • Asana
    • Les buts sont :
      • De s’organiser en équipe.
      • De communiquer en interne.
    • L’emplacement des données est fixé aux États-Unis. Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Le contrat de sous-traitance avec Asana est disponible en cliquant ici.
  • HubSpot
    • Le but est de gérer la relation avec le client ou le futur potentiel client.
    • L’emplacement des données est fixé aux États-Unis. Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Notre contrat de sous-traitance avec HubSpot est disponible en cliquant ici.
  • Stripe
    • Le but est de gérer la relation avec notre client ou notre futur potentiel client pour l’envoi de nos Devis et la facturation de nos Services.
    • L’emplacement des données est fixé en Europe. Les données sont également transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. Ce transfert est encadré par des clauses contractuelles types. Notre contrat de sous-traitance avec Stripe est disponible en cliquant ici.
  • Billit
    • Le but est de gérer la relation avec notre client ou notre futur potentiel client pour l’envoi de nos Devis et la facturation de nos Services.
    • L’emplacement des données est fixé en Europe. Les données sont transférées vers des sous-traitants établis dans des pays tiers à l’Espace Économique Européen. La Politique de protection des Données à caractère personnel de Billit est disponible en cliquant ici.

À titre informatif, voici leur politique en matière de protection des Données à caractère personnel :

La version du présent Contrat de sous-traitance de Données à caractère personnel est datée du 27 mai 2024. Vous pouvez télécharger une copie de cette version sur un support durable (format .pdf) en cliquant ici.