Repensez votre formulaire de contact pour gagner du temps et de l’argent

Pourquoi ai-je besoin d’un formulaire de contact pour mon cabinet d’avocats ?

Un formulaire de contact est un questionnaire que vous communiquez à client ou potentiel client…

• Via vos réseaux sociaux,
• Via votre carte de visite,
• Dans un mail,
• Dans un SMS, une conversation WhatsApp,
• Via un article de blog ou une actualité juridique,
• Sur vote site internet si vous en avez un.

Il vous permet de gagner du temps ; le temps gagné pourra être consacré à votre vie privée ou à constituer encore plus de dossiers afin d’augmenter votre chiffre d’affaires.

Selon notre rapport réalisé auprès d’une cinquantaine d’avocats, le formulaire de contact peut vous faire gagner au moins une heure à chaque constitution de dossier.

Le formulaire de contact vous permet de…

• Filtrer les demandes pertinentes
  Avant d’accepter le dossier, vous pouvez estimer votre charge de travail, vérifier s’il n’y a pas de conflits d’intérêts et si la problématique rentre bien dans votre champ de compétences.
• Automatiser toute une série de tâches récurrentes, administratives, superflues
  Toutes les informations utiles (citation à comparaitre, information sur le blanchiment d’argent, etc.) sont rassemblées pour démarrer rapidement votre travail. Adieu les allers-retours par mail et par téléphone avec votre client.

7 astuces pour rendre votre formulaire de contact efficace et intelligent

1. Poser des questions obligatoires
2. Poser des questions concises qui demandent des réponses courtes
3. Poser des questions vulgarisées
4. Respecter les règles en matière de données personnelles
5. Rendre votre formulaire accessible
6. Rendre votre formulaire dynamique
7. Indiquer un message de remerciement

1. Posez des questions obligatoires

Posez uniquement les questions nécessaires pour démarrer rapidement votre travail.

Évitez les questions superflues : si la question n’est pas obligatoire, elle ne doit pas se retrouver dans votre formulaire.

Exemple d’une question obligatoire en cas d’un licenciement par un employeur : « Un préavis a-t-il été remis au travailleur ? ».

2. Posez des questions fermées

Il faut cadrer votre client lorsqu’il exprime sa demande.

Vos clients ont du mal à rassembler leurs idées et rédiger des réponses claires et concises… Mettez en place des questions fermées avec des réponses à cocher, ou des questions ouvertes qui attendent des réponses courtes.

Exemple de question en cas d’une résiliation prématurée d’un contrat de bail par le propriétaire : « Disposez-vous d’un certificat PEB ? Oui · Non »

3. Vulgarisez votre vocabulaire

Il est recommandé de poser des questions et d’employer des termes compréhensibles par votre clientèle.

Si vous devez utiliser un terme juridique ou technique, il est important de l’expliquer ou de donner un exemple.

Exemple : Dans un formulaire pour introduire une demande d’aide juridique de deuxième ligne, il est conseillé d’utiliser les termes « dernière feuille d’impôt » au lieu de « dernier avertissement extrait de rôle ».

4. Respectez les règles en matière de données personnelles

Lorsque la personne remplit et soumet votre formulaire, il est important d’obtenir le consentement de la personne sur l’utilisation de ses données personnelles.

Votre formulaire qui recueille des données personnelles doit donc contenir une case à cocher. En cochant la case, la personne donne son consentement.

Si la case n’est pas cochée, le formulaire ne peut pas être soumis.

Il est judicieux également de bien distinguer votre convention d’honoraires de votre politique de traitement des données personnelles.

5. Rendez votre formulaire accessible

Permettez à vos clients de trouver votre formulaire facilement : installez-le sur votre site internet, partagez-le sur les réseaux sociaux, sur vos articles de blog…

Exemple : Sur LinkedIn, vous souhaitez partager votre article de blog. Dans votre post, vous pouvez inviter le lecteur à vous contacter en remplissant un formulaire adapté à la thématique de l’article de blog.

6. Rendez votre formulaire dynamique

Lorsqu’un justiciable souhaite vous contacter, il est important que votre formulaire de contact lui demande d’expliquer son problème avec ses propres mots.

Sa demande est alors analysée pour identifier sa problématique et le formulaire lui posera des questions adaptées pour que vous receviez une demande complète avec toutes les informations nécessaires.

Exemple : En fonction de ce que votre client répond à une question principale, des sous-questions pertinentes lui sont posées afin qu’il puisse détailler sa demande correctement.

7. Remerciez votre client

Votre formulaire doit contenir une confirmation de l’envoi et d’un remerciement.

Ce message rassure votre client que sa demande est bien traitée, qu’il n’y a pas eu de problèmes techniques dans l’envoi.

Exemple de message de fin : « Merci. Votre demande nous a bien été envoyée. Nous vous recontacterons rapidement. »

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Notre formulaire de contact vulgarisé vous permet de récolter les informations essentielles de vos clients, de gagner du temps pour votre vie privée.