5 bonnes pratiques pour réussir la gestion de connaissance dans votre cabinet d’avocats

Pourquoi dois-je mettre en place une gestion de connaissance au sein de mon cabinet d’avocats ?

Une gestion de connaissance est une démarche visant à collecter, organiser et partager les connaissances acquises par vos collaborateurs et collaboratrices de votre cabinet.

Cette connaissance porte tant sur le savoir (connaître le droit, une matière juridique) que sur le savoir-faire (rédiger des conclusions ou des requêtes, établir une estimation d’honoraires, mener un entretien d’embauche avec un avocat stagiaire, ouvrir un nouveau dossier, etc.).

Quels que soient la structure du cabinet, le nombre d’avocats et les matières préférentielles, la mise en place d’un projet de gestion de connaissance est primordiale.

La gestion de la connaissance vous permet de…

• Gagner du temps.
  Le temps gagné pourra être consacré à votre vie privée ou à constituer encore plus de dossiers afin d’augmenter votre chiffre d’affaires.
  Selon notre rapport réalisé auprès d’une cinquantaine d’avocats, le partage de connaissance peut vous faire gagner au moins une heure à chaque constitution de dossier.
• Centraliser au même endroit votre savoir-faire.
  Vos collaborateurs pourront tirer profit des connaissances et les utiliser pour résoudre les situations délicates avec plus d’efficacité. Les avocats de votre cabinet auront à leur disposition à tout moment des ressources documentaires adaptées, des modèles de documents et des procédures de travail minimisant les risques d’erreurs.
• Encourager la collaboration entre les membres de votre cabinet.
  Le partage des connaissances est un ingrédient de motivation pour vos collaborateurs. La motivation de vos équipes permet d’éviter des départs anticipés et de garder vos talents au sein de votre cabinet.

5 bonnes pratiques pour mettre en place une gestion de connaissance efficace

1. Identifier vos besoins et les objectifs.
2. Choisir une plateforme de collaboration et de partage des connaissances.
3. Impliquer les avocats de votre cabinet.
4. Classifier la documentation.
5. Mesurer l’efficacité de la gestion de connaissance.

1. Identifier vos besoins et les objectifs

La mise en place d’un projet de gestion de connaissance ne s’improvise pas. Il faut établir une stratégie claire dès le départ. La fixation de vos besoins et objectifs vous permettra de choisir correctement la plateforme de collaboration et d’évaluer l’efficacité de la gestion de connaissance.

Exemple : L’un des objectifs d’un avocat-associé est de limiter le fait que ses collaborateurs débarquent dans son bureau et viennent le déconcentrer en lui demandant où ils peuvent trouver un modèle, une jurisprudence pertinente ou une procédure de travail du cabinet.

2. Choisir une plateforme de collaboration et de partage des connaissances

Pour faciliter la mise en commun des connaissances, il est recommandé de mettre en place un tableau documentaire.

Un tableau documentaire est donc un panneau de suivi de votre connaissance interne.

Ce dernier peut être un simple outil de partage de fichiers ou un système de gestion de connaissance plus élaboré.

Exemple : Symplicy est un tableau documentaire. Il recherche automatiquement les décisions de justice ainsi que les modèles de documents utilisés par votre cabinet (requêtes, contrats, conclusions, notes…) pouvant être utile en regard de l’affaire de votre client.

3. Impliquer les avocats de votre cabinet

Il est essentiel d’impliquer toutes vos équipes dans la démarche de gestion de connaissance.

La plateforme de gestion de connaissance doit devenir un réflexe pour l’ensemble du cabinet.

Cela peut se faire en organisant des ateliers et des formations participatives pour mieux comprendre les enjeux et les avantages de la démarche.

Exemple : Créer un schéma sur la procédure d’importation de documentation dans le tableau documentaire. Pour chaque étape, il est utile de préciser les tâches précises à accomplir et la personne qui doit s’en occuper.

Voici quelques questions à se poser pour réaliser votre schéma : « Qui importe les documents dans la plateforme de connaissance ? » ; « Quels types de documents peuvent être importés dans la plateforme ? ».

Ce schéma doit ensuite être présenté à l’ensemble de l’équipe pour s’assurer que chacun ait bien compris son rôle et qu’aucun point ne subit une ombre.

4. Classifier la documentation

Pour faciliter l’accès aux informations, il est important de structurer les connaissances et les documents.

Cela peut se faire en en catégorisant les connaissances par domaines et en utilisant des mots-clés.

Exemple : Chez Symplicy, afin de rendre notre moteur de recherche plus efficace, nous écrivons des mots-clés et des synthèses sur les documents. Notre moteur de recherche se base alors en partie sur les résumés et les mots-clés. Une recherche réalisée dans tout le contenu de la documentation s’avère souvent moins fructueuse. Nous sommes rapidement face à une liste interminable de documents. Les avocats trouvent plus facilement le document pertinent lorsque la recherche s’effectue sur nos résumés ou mots-clés.

5. Mesurer l’efficacité de la gestion de connaissance

Il faut que la mise en place d’un tableau documentaire s’avère rentable, qu’il y ait un retour sur investissement.

Exemple : Le taux horaire de l’avocat est de 150 euros/heure. Le logiciel coute 50 euros/mois/avocat. Le logiciel fait gagner deux heures à l’avocat par mois. L’heure gagnée est non facturable. L’avocat peut réaffecter cette heure gagnée à du travail facturable. C’est donc deux  heures que l’avocat va pouvoir facturer à un client supplémentaire. L’avocat a donc rapidement rentabilisé le logiciel. Il a gagné 250 euros (300 euros (deux heures facturées) – 50 euros (cout du logiciel)).

Autre exemple : Mettre en place un système de collecte de feedbacks de la part de l’équipe pour identifier les points d’amélioration de la gestion de connaissance.

Découvrez Symplicy

Notre tableau documentaire vous permet sans effort de mettre sur pied votre projet de gestion de connaissance au sein de votre cabinet et de rapidement atteindre vos objectifs.

En effet, les avocats utilisent au quotidien notre plateforme pour rechercher et partager facilement entre confrères et consoeurs de la documentation juridique.