Automatisez votre flux de travail avec Symplicy

Pourquoi automatiser votre flux de travail ?

Un flux de travail décrit l’ensemble des étapes permettant d’accomplir une tâche. Lorsqu’il repose sur des interventions humaines répétitives et chronophages, il devient un frein à la productivité. L’automatisation permet de simplifier ces processus en confiant certaines tâches à des outils technologiques, réduisant ainsi les erreurs et augmentant l’efficacité.

Le bénéfice ? Moins de temps perdu sur des tâches administratives et plus d’opportunités pour développer votre chiffre d’affaires !

Les 5 étapes pour automatiser votre flux de travail

1. Préparez le terrain : Identifiez les tâches à automatiser

Toutes les tâches ne se valent pas en matière d’automatisation. Posez-vous les bonnes questions :

Cette tâche est-elle source de plaintes au sein de votre équipe ?
Requiert-elle un traitement de données ?
Demande-t-elle une coordination complexe entre plusieurs personnes ?
Entraîne-t-elle des erreurs lorsqu’elle est réalisée manuellement ?
Est-elle facilement facturable au client ?

Si vous répondez « oui » à plusieurs de ces questions, il est temps d’envisager son automatisation.

Astuce : Organisez des ateliers et formations avec votre équipe pour les impliquer et les motiver dans cette transformation digitale.

2. Déterminez l’opportunité : Quel est le gain réel ?

Avant de vous lancer, évaluez la pertinence de l’automatisation :

• Temps investi : Combien d’heures sont-elles consacrées à cette tâche chaque semaine/mois ?
• Bénéfices attendus : Quels gains en précision, rapidité et satisfaction ?
• Coût vs bénéfice : L’investissement dans un outil est-il rapidement rentabilisé ?

Une automatisation réussie doit être une victoire pour tout le monde : votre équipe et votre cabinet d’avocats.

3. Concevez un flux de travail optimisé

Une automatisation efficace repose sur une logique simple : « Quand ceci se produit, faire cela ».

Créez un schéma linéaire de votre flux en identifiant :

• Le déclencheur (ex. : un formulaire soumis, un e-mail reçu…) ;
• Les actions associées (ex. : envoi automatique d’un mail, archivage, création d’une tâche…).

Utilisez des outils comme Canva, Wireflow ou Excel pour structurer visuellement votre flux.

4. Exécutez avec les bons outils

Le choix des solutions technologiques est crucial. Privilégiez des outils qui :

• Travaillent ensemble et s’intègrent bien avec votre écosystème existant ;
• Sont complémentaires et couvrent l’ensemble du processus.

Objectif : Un flux fluide, sans « trous dans la raquette » !

5. Itérez et ajustez en continu

L’automatisation est un processus évolutif. Testez, ajustez et perfectionnez vos workflows pour tendre vers un système quasi autonome.

Calcul de votre retour sur investissement (ROI) :
Un avocat facture 150€/h.
Un outil d’automatisation coûte 50€/mois/avocat.
Il permet d’économiser 2h/mois.

Résultat : Ces heures libérées peuvent être réaffectées à des tâches facturables, générant un gain net de 250€ (300€ facturés – 50€ de coût).

Passez à l’action !

Ne laissez plus les tâches répétitives freiner votre activité. En automatisant vos workflows, vous gagnez en efficacité, en précision et en rentabilité.

Chez Symplicy, nous accompagnons des avocats dans l’automatisation des tâches administratives non facturables lors de l’ouverture de leurs dossiers. Des centaines d’avocats nous font déjà confiance pour déléguer ces tâches ingrates et gagner un temps précieux.

Gagnez du temps avec la saisie automatique des fiches clients : Demandez à votre client de remplir un formulaire et laissez Symplicy créer automatiquement votre fiche client dans Secib ou Kleos.

Des demandes clients claires et qualifiées dès le premier contact : Notre formulaire intelligent structure, analyse et qualifie chaque demande de justiciable avant qu’elle ne vous parvienne.

Essayez dès aujourd’hui notre formulaire intelligent Symplicy et transformez votre cabinet !