Ultieme gids voor het succesvol uitvoeren van uw juridische audit

Waarom is het interessant om een juridische auditdienst aan te bieden aan uw klanten?

Een juridische audit heeft als taak om analyses uit te voeren en aanbevelingen te geven op situaties die verband houden met het toepassen van het recht.

Voordelen van de juridische audit voor uw kantoor:

• Nieuwe inkomstenbronnen;
• Verbeterd geloofwaardigheid bij uw klanten;
• Concurrentieel: uw aanbieding onderscheidt zich van andere diensten aangeboden door concurrerende kantoren.

De over het algemeen forfaitaire aard van de audit drijft kantoren naar een grotere efficiëntie en tijdsoptimalisatie bij het opzetten van haar auditdiensten.

De stappen om uw auditdienstgoed in te voeren:

1. Promoot uw juridische auditdiensten
2. Verkrijg de toestemming van uw klant
3. Stuur hen een formulier
4. Ontvang het ingevulde formulier
5. Gebruik de gegevens

1. Praat over uw juridische auditdiensten

Belicht uw auditservices via uw website, uw sociale media, of tijdens een eerste consultatie met uw klant.

Voorbeelden:

• Het advocatenkantoor Solis Law heeft een platform opgezet genaamd Avocadoc waarmee u online kunt inschrijven voor een fiscale audit;
• Het bedrijf Centrius biedt via zijn sociale netwerken audits aan, waaronder voor een herlezing van de algemene voorwaarden.

2. Verkrijg de toestemming van uw klant voor het doel en de prijs van de audit

Het is verstandig om het type audit dat u aanbiedt en de stadia ervan goed te specificeren. Het is dus essentieel om een kader aan uw klant te stellen en uit te leggen.

Voorbeelden van audits:

• Naleving van GDPR, AI Act, MiCa, NIS 2, CRA ;
• De milieueffecten van een vastgoedproject ;
• Due diligence ;
• Diagnose op het gebied van intellectueel eigendom ;
• Geschil tussen partners ;
• AML ;
• Fiscale optimalisatie ;
• Estate planning.

Bied vervolgens uw klant een pakket aan. Dit biedt verschillende voordelen voor uw kantoor, in tegenstelling tot het uurtarief.

Voordelen:

• Het uurtarief wordt vaak slecht ontvangen door uw klanten, terwijl een vast tarief hen geruststelt: ze weten precies hoeveel ze gaan betalen.
  Voorbeeld: Uw klant verliest een zekere vorm van vrijheid in het uitwisselen met zijn adviseur, wanneer hij niet weet hoe zijn volgende factuur zal worden opgesteld.
• Het uurtarief legt ook een extra mentale last op u: beheer van de timesheets, verantwoording van de vergoedingen aan uw klanten, aan uw orde van advocaten bij geschillen…

3. Stuur per mail een beveiligde link naar het auditformulier naar uw klant

Om uw begeleiding uit te voeren en uw rapport te schrijven, heeft u een hele reeks informatie over uw klant en zijn activiteiten nodig.

Het formulier is een uitstekende manier om informatie te verzamelen:

1. Tijdsbesparing: Gezien het aannemen van de audit, moet u geen tijd verspillen met heen en weer mailen of bellen met uw klant om de nodige informatie te verkrijgen. Uw audit moet winstgevend zijn.
2. Centralisatie van informatie: Het formulier verzamelt in één keer en via één enkel communicatiekanaal alle nodige informatie. Zonder formulier loopt u het risico dat de informatie verspreid raakt over verschillende kanalen (LinkedIn-gesprekken, e-mails, SMS…), wat de centralisatie van informatie bemoeilijkt en tijdrovend maakt.
3. Gegevensstructurering: Het formulier structureert automatisch de verzmelde gegevens om hun latere verwerking te vergemakkelijken.

Voorbeelden:

• Samenvoegen en exporteren van geïmporteerde bestanden naar PDF.
• Automatisch hernoemen van geïmporteerde bestanden.

4. Uw klant vult het formulier in en stuurt het naar u toe

Laten we een concreet voorbeeld nemen: Mevrouw Pauline Goffioul, een competente advocaat in erfrecht, ontving druppelsgewijs de informatie en documenten van haar cliënten, die ze haar per e-mail stuurden.

Problemen:

• De verzoeken van de cliënten waren doorgaans onvolledig,
• De advocaat moest regelmatig tientallen e-mails sturen om het dossier te voltooien,
• Ze besteedde dus veel tijd en energie, alleen al voor de oprichting van het dossier.

Door haar cliënten meteen te vragen een formulier in te vullen, heeft ze drastisch het volume van de mailuitwisselingen met haar cliënten om haar auditdossiers samen te stellen verminderd.

Vandaag:

• Ze bespaart veel tijd: Tussen een half uur tot een uur per audit case die wordt geopend;
• Haar mentale belasting is verminderd: Ze kan zich concentreren op de audit zelf.

Hoe kunt u uw formulier optimaliseren?

Om het invulsucces van uw formulier te verhogen en het uitvalpercentage te verlagen :

• Stel alleen verplichte vragen: uw klanten hebben de neiging om optionele velden niet in te vullen, verspil geen tijd aan het stellen van deze vragen;
• Stel zoveel mogelijk gesloten vragen (vragen met één of meerdere opties) of beknopte en nauwkeurige open vragen die korte antwoorden vereisen;
• Vereenvoudig de woordenschat om een goed begrip door uw klanten te waarborgen;
• Maak uw formulier dynamisch.

5. Benut de gegevens die via het formulier zijn verzameld

Wanneer u het door uw klant ingevulde formulier ontvangt, zijn er verschillende mogelijkheden om de verzamelde gegevens te verwerken:

Koppel uw formulier aan een Generatieve Kunstmatige Intelligentie

De AI zal uw auditrapport voor u voorbereiden, gebaseerd op de informatie verzameld in het formulier en uw eerder geschreven rapporten.

Doelen: Automatisering en productiviteit.

Integreer uw formulier in uw kantoorbeheer- of facturatie software

De structuur van de gegevens in het formulier maakt het mogelijk om de informatie automatisch naar uw favoriete applicatie te sturen.

Doelen: vermijd handmatige kopiëren en invoerfouten.

Ontdek Symplicy

Cabinets vanalle groottes vragen ons om:

• Slimme formulieren te creëren die veel verschillende auditsituaties dekken.
• Hen te helpen de via het formulier verzamelde data te verwerken en te benutten, vooral voor het opstellen van hun auditrapport.

Adopteer vandaag nog ons slimme formulier voor uw audits!