Bescherming persoonsgegevens

De originele versie van de Bescherming persoonsgegevens is in het Frans. Elke vertaalde versie is alleen voor uw gemak en ter informatie. In geval van geschillen is de Frans tekst doorslaggevend.

Preambule:

Wij zijn een Belgische start-up die het recht toegankelijker en begrijpelijker wil maken voor iedereen.

Wij zijn actief in België en voldoen dus aan de Belgische en Europese wetgeving.

Wij hechten veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van onze gebruikers en het gebruik van cookies.

Vanaf het begin van de start van Symplicy zijn wij proactief en preventief geweest in onze omgang met persoonsgegevens. Ons register voor de verwerking van persoonsgegevens is op verzoek verkrijgbaar.

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) van 27 april 2016 alsmede de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. U hebt controle over uw gegevens.

In dit Privacybeleid wordt uitgelegd hoe wij Persoonsgegevens beheren en welke keuzes u hebt met betrekking tot die gegevens.

Termen die in dit Privacybeleid met een hoofdletter worden gebruikt maar niet worden gedefinieerd, hebben de betekenis die eraan wordt gegeven in de Gebruiksvoorwaarden.

Door onze diensten te gebruiken, verklaart u dat u ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens hebt gelezen en uitdrukkelijk aanvaardt.

Welke persoonsgegevens verwerken en verzamelen wij? Wat is de grondslag voor de verwerking? Hoe lang worden uw Persoonsgegevens bewaard?

U neemt contact met ons op

Als u per e-mail, per telefoon, via onze Calendly-afsprakenboekingstool en/of per bericht via onze Facebook-, Instagram- of LinkedIn-, Twitter- of YouTube-pagina’s contact met ons opneemt, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw telefoonnummer.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw verzoek.

voor de volgende doeleinden:

  • Om contact met u op te nemen en uw verzoek te beantwoorden.
  • Om onze diensten aan u voor te stellen. Deze aanpak is commercieel van aard.
  • Om een afspraak te maken om onze diensten aan u voor te stellen. Deze benoeming heeft een commercieel karakter.
  • Te reageren op uw verzoek betreffende de uitvoering van uw rechten in verband met uw Persoonsgegevens.

Het verwerken en verzamelen van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang dat wij nastreven. Vanaf het moment dat u ons een bericht of een e-mail stuurt of een afspraak maakt, is het noodzakelijk om uw Persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken om aan uw verzoek te kunnen voldoen. De Persoonsgegevens die wij verwerken komen rechtstreeks van u. Deze Persoonsgegevens verzameld via onze Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter of YouTube pagina’s, per e-mail, per telefoon of via onze Calendly afspraak boekingstool worden twee jaar bewaard.

U gebruikt onze Software geïnstalleerd op de website van een advocaat

Symplicy heeft een Software ontwikkeld die deels op websites van advocaten wordt geïnstalleerd. Met deze software kunt u in contact komen met uw advocaat. Dit contact vindt plaats door middel van formulieren. Daarom moet u, wanneer u onze software gebruikt om contact op te nemen met uw advocaat, een formulier invullen.

Als u in de interface van onze software een formulier invult en op de knop “Verzenden” klikt, worden uw antwoorden rechtstreeks naar de mailbox van de advocaat gestuurd. Uw antwoorden zijn ook beschikbaar in de persoonlijke ruimte van de advocaat.

Door in de interface van onze software een daartoe bestemd vakje aan te vinken, geeft u ons uw uitdrukkelijke toestemming om :

De antwoorden in de formulieren:

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw telefoonnummer.
  • Uw e-mailadres.
  • De inhoud van uw verzoek aan de advocaat. Deze inhoud kan gevoelige gegevens bevatten, met name gegevens betreffende de gezondheid van personen, strafrechtelijke gegevens.

voor de volgende doeleinden:

  • Om uw antwoorden van het formulier aan de advocaat mee te delen.
  • Om u een ontvangstbevestiging te sturen naar uw e-mailadres. Deze bevestiging bevestigt dat uw verzoek is verzonden naar het e-mailadres van de advocaat.
  • Neem contact op met de advocaat om na te gaan of hij/zij uw verzoek en het door u ingevulde formulier heeft ontvangen.
  • Stuur het formulier en uw verzoek terug naar de advocaat als hij/zij het niet heeft ontvangen.
  • Zoeken naar rechterlijke uitspraken en modeldocumenten.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming. Deze toestemming wordt verkregen wanneer u een daartoe bestemd vakje aankruist.

De Persoonsgegevens die wij verwerken komen rechtstreeks van u.

Wij bewaren uw via de Formulieren verzamelde Persoonsgegevens tot de dag waarop de Advocaat zijn of haar Abonnement heeft beëindigd.

Installatie van onze software en creatie van onze advocatengids

In verband met de installatie van onze Software op de Website van de Advocaat, het gebruik van onze Software door de Advocaat en het aanmaken van onze Lawyer Directory, verwerken en verzamelen wij:

  • Achternaam van de advocaat.
  • Voornaam van de advocaat.
  • Bedrijfsnummer van de advocaat.
  • BTW-nummer van de advocaat.
  • Telefoonnummer van de advocaat.
  • Foto van de advocaat.
  • Foto van het advocatenkantoor.
  • Adres van het advocatenkantoor.
  • E-mailadres van de advocaat.
  • Taal van de advocaat.
  • Structuur van het advocatenkantoor.
  • Bekwaamheid van de advocaat.
  • Bankrekeningnummers van de advocaat.
  • Link naar de sociale netwerken van de advocaat.
  • Link naar de website van de advocaat.
  • Beslissingen van de advocaat. De beslissingen bevatten persoonsgegevens.
  • Documenten van de advocaat. De documentsjablonen bevatten persoonsgegevens.

voor de volgende doeleinden:

  • Om de uitoefening van onze diensten te verzekeren.
  • Om het verzoek, het formulier van de rechtzoekende aan de advocaat mee te delen.
  • Om de advocaat in staat te stellen contact op te nemen met de rechtzoekende.
  • Om onze klantenwerving en onze visuele presentaties van klantenwerving aan Advocaten uit te voeren.
  • Zorgen voor communicatie met de advocaat.
  • Contact opnemen met de advocaat per e-mail of telefoon om er zeker van te zijn dat hij het verzoek, het formulier van de rechtzoekende heeft ontvangen.
  • Zorgen voor de publicatie van het profiel van de advocaat op trouveunavocat.be en de indexering ervan.
  • Het opstellen van onze verschillende contracten met advocaten.
  • Om de boekhouding van onze diensten met de advocaten te verzekeren.
  • Om over te gaan tot de facturering van onze diensten en de terugvordering ervan.
  • Communiceer via de Personal Space rechterlijke beslissingen en/of modeldocumenten.

De verwerking en verzameling van deze persoonsgegevens is gebaseerd op een contractuele verplichting.

Deze Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doeleinden te bereiken.

Zij worden uit onze databank verwijderd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor het doel of indien de Advocaat zijn recht op verwijdering geldig heeft uitgeoefend.

Een Advocaat kan besluiten zijn of haar Persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of definitief uit onze database te verwijderen.

Wij nodigen u uit de volgende punten te lezen:

  • Wat zijn uw rechten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens?
  • Hoe kun u ze oefenen?

Publicatie en online verspreiding van rechterlijke beslissingen of modeldocumenten

Wanneer een advocaat via een formulier door een rechtzoekende wordt gecontacteerd, delen wij de advocaat gerechtelijke beslissingen en/of modeldocumenten mee.

De advocaat heeft ook de mogelijkheid om via zijn persoonlijke ruimte te zoeken naar rechterlijke beslissingen en/of modeldocumenten.

De modeldocumenten worden ons toegezonden door advocaten.

Gerechtelijke uitspraken worden ons toegezonden door advocaten of komen uit openbare databanken waarvoor een royaltyvrije licentie geldt.

Advocaten importeren hun modeldocumenten en/of rechterlijke beslissingen via hun persoonlijke ruimte.

Daarom verspreiden wij via onze software gerechtelijke uitspraken en/of modeldocumenten, die derhalve Persoonsgegevens kunnen bevatten.

Het verzamelen en verwerken van rechterlijke beslissingen uit openbare databanken heeft een rechtsgrondslag:

  • Ons gerechtvaardigd belang bij het hergebruik van openbare informatie.
  • Ons rechtmatig belang om het publiek te informeren over beslissingen van Belgische rechtbanken (vrijheid van meningsuiting en recht op informatie).
  • Ons gerechtvaardigd belang bij het vervullen van een educatief doel.

Het verzamelen en verwerken van rechterlijke beslissingen en/of modeldocumenten uit particuliere databanken van advocaten gebeurt op contractuele basis.

Indien de advocaat rechterlijke beslissingen of modeldocumenten via zijn of haar persoonlijke ruimte invoert door de modus “Privé” te activeren, hebben wij de technische keuze gemaakt om niet tot pseudonimisering over te gaan. Wij verwerken en bewaren de Persoonsgegevens in de gerechtelijke uitspraken of modeldocumenten tot de dag waarop de Advocaat zijn Abonnement heeft opgezegd.

Indien de advocaat via zijn Persoonlijke Ruimte rechterlijke beslissingen of modeldocumenten invoert door de modus “Openbaar” te activeren, hebben wij de technische keuze gemaakt om over te gaan tot een pseudonimisering met willekeurige letters in plaats van met initialen, teneinde de doeltreffendheid van de uitgevoerde pseudonimisering te waarborgen.

Dit betekent dat de letters die u op de plaats van de namen van personen aantreft, niet de initialen van die personen zijn.

De identificatiesleutels worden volledig gewist en niet bewaard.

Indien u beslissingen aantreft waarin de namen van beoefenaars van juridische beroepen, rechtspersonen of namen van procespartijen niet zijn gepseudonimiseerd, kunt u ons de link naar deze beslissingen toesturen zodat wij deze kunnen corrigeren.

De beslissingen van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens zijn niet gepseudonimiseerd, overeenkomstig de artikelen 33 en 47 van het Reglement voor het Hof.

Ons doel is om :

  • De wet toegankelijker en begrijpelijker maken.
  • De toegang tot juridische informatie vereenvoudigen.
  • De uitwisseling van rechterlijke beslissingen stimuleren. Wij vinden dat rechterlijke beslissingen in België onvoldoende worden gedeeld, gepubliceerd en toegankelijk zijn voor advocaten.
  • Het verspreiden van juridische informatie.
  • U bezoekt de accounts, pagina’s van onze verschillende sociale netwerken

Wanneer u onze pagina’s en onze accounts op sociale netwerken bezoekt, verwerken wij uw Persoonsgegevens samen met het sociale netwerk om

  • Het advertentiesysteem van het sociale netwerk verbeteren.
  • Verkrijg publieksstatistieken voor de pagina en het account.
  • Onze reclamecampagnes op sociale netwerken uitvoeren.
  • Onze website gepast promoten.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op ons legitieme belang bij het verkrijgen van statistieken over bezoekers van de pagina en de account.

De door het sociale netwerk verzamelde publieksstatistieken worden alleen in geanonimiseerde vorm aan ons doorgegeven. Deze geanonimiseerde gegevens worden verwerkt zolang de account en de pagina bestaan. Wij maken gebruik van de volgende sociale netwerken: Facebook, Instagram, YouTube, Twitter en LinkedIn.

U neemt deel aan een van onze evenementen of opleidingen

Door deelname aan ons evenement of training verwerken en verzamelen wij :

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw telefoonnummer.

voor de volgende doeleinden:

  • Om ons evenement of training te organiseren.
  • Om u te contacteren voor de promotie van onze volgende evenementen of opleidingen.
  • Om eenmalig contact op te nemen over onze producten en diensten.
  • De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming. Deze toestemming wordt verkregen wanneer u een daartoe bestemd vakje aankruist.

De Persoonsgegevens die wij verwerken komen rechtstreeks van u.

Wij bewaren uw persoonlijke informatie twee jaar.

Indien Symplicy het evenement of de training mede organiseert met een organisatie of bedrijf dat onafhankelijk is van Symplicy, kunnen wij uw persoonsgegevens delen met die partner.

U schrijft zich in voor onze nieuwsbrief

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw telefoonnummer.

Voor de volgende doeleinden:

  • Om u elektronische nieuwsbrieven te sturen.
  • Om u te contacteren voor de promotie van onze volgende evenementen of opleidingen.
  • Om eenmalig contact op te nemen over onze diensten.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming. Deze toestemming wordt verkregen wanneer u een daartoe bestemd vakje aanvinkt.

De Persoonsgegevens die wij verwerken komen rechtstreeks van u.

Wij bewaren uw Persoonsgegevens totdat u deze dienst beëindigt.

U dient uw aanvraag in

Als u ons uw sollicitatie stuurt, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw CV.
  • Uw sollicitatiebrief.

om de mogelijkheid van een toekomstige contractuele relatie te beoordelen.

Deze persoonsgegevens zijn rechtstreeks van u afkomstig. Het verwerken en verzamelen van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op ons legitieme belang bij werving.

Deze persoonsgegevens worden binnen 2 maanden na het einde van de selectieprocedure gewist.

U handelt met ons als onderaannemer of leverancier

Als u een van onze onderaannemers of leveranciers bent, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw postadres.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw telefoonnummer.
  • Uw BTW- en/of ECB-nummer.
  • Uw bankrekeningnummer.

om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen op grond van het Wetboek van economisch recht in verband met fiscale en boekhoudkundige aangelegenheden en de uitvoering van het contract.

De bewaartermijn is 7 jaar vanaf het jaar waarin de leverancier of onderaannemer is geboekt. Deze gegevens zijn rechtstreeks afkomstig van onze leverancier of onderaannemer.

Wie is de voor de verwerking verantwoordelijke?

De verwerking verantwoordelijke is Symplicy, vertegenwoordigd door haar bestuurders Adrien Dumonceaux, Simon Genin, Shervin Sardari, Gwenaël Bierlier en Romain Dubay. Het adres van de maatschappelijke zetel van Symplicy is Chemin du Cyclotron, nummer 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

In verband met een van onze Diensten verwerken wij uw Persoonsgegevens in onze hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking, d.w.z. de entiteit die het doel van en de middelen voor de verwerking bepaalt.

Wie heeft toegang tot uw persoonlijke informatie?

De volgende categorieën ontvangers kunnen sommige van uw Persoonsgegevens ontvangen of er toegang toe hebben (alleen indien nodig om hun taken uit te voeren):

  • De voor de verwerking verantwoordelijke.
  • Freelancers of werknemers die verantwoordelijk zijn voor het succes van de klant hebben toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van klanten (natuurlijke personen) of vertegenwoordigers van klanten (rechtspersonen), alsmede tot de Persoonsgegevens in de documenten die in het kader van de Dienst worden opgesteld (en die Persoonsgegevens kunnen bevatten die betrekking hebben op andere betrokken personen).
  • Freelancers of business development medewerkers hebben alleen in het kader van ons business management en supplier management toegang tot de persoonlijke identificatiegegevens, bedrijfsidentificatiegegevens en contactgegevens van onze klanten (natuurlijke personen), de vertegenwoordigers van onze klanten (rechtspersonen) en de vertegenwoordigers van onze leveranciers.
  • Onze juridische adviseurs en advocaten hebben toegang tot bepaalde Persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van een bedrijfsherstructurering of een rechtszaak.
  • Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw Persoonsgegevens alleen toe aan onderaannemers voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
  • In het geval van een bedrijfsreorganisatietransactie (bijv. een fusie- en overnametransactie of een financieringstransactie) kunnen wij bepaalde Persoonsgegevens met betrekking tot een beperkt aantal vertegenwoordigers van klanten (rechtspersonen) overdragen aan een derde die betrokken is bij de transactie (bijv. een koper of investeerder) in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
  • aan de belasting- en socialezekerheidsautoriteiten, om te voldoen aan onze wettelijke

Hoe delen wij uw gegevens met onze contractanten?

Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw Persoonsgegevens toe aan onderaannemers. Om volledig transparant te zijn, verstrekken wij u een lijst van deze onderaannemers:

  • Aws Amazon
    • Het doel is onze websites, software en databases te hosten.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in Europa. Gegevens worden ook doorgegeven aan onderaannemers die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze onderaannemingsovereenkomst met Amazon is beschikbaar door hier te klikken.
  • OVH
    • Het doel is de registratie van onze domeinnamen.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in Europa. Ons outsourcing contract met OVH is beschikbaar door hier te klikken.
  • Postmark
    • De doelen zijn:
      • Verzending van het aanvraagformulier naar het e-mailadres van de advocaat in alle veiligheid.
      • Verzending van een kopie van uw sollicitatieformulier naar uw e-mailadres in alle veiligheid.
    • Om meer te weten te komen over beveiliging en encryptie, nodigen wij u uit de gids van Postmark te lezen. Deze gids is beschikbaar door hier te klikken.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in de Verenigde Staten. De gegevens worden daarom doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze onderaannemingsovereenkomst met Postmark is beschikbaar door hier te klikken.
    • Postmark verbindt zich ertoe de RGPD te respecteren. U kunt het door Postmark opgestelde handvest betreffende de naleving van de RGPD raadplegen. Het is beschikbaar door hier te klikken.
  • Google Ads, Analytics en Tag Manager.
    • Doelen:
      • Analyseren van het publiek van onze diensten
      • Voeren van reclamecampagnes op het Google-netwerk. Deze webanalysedienst van Google houdt het verkeer op de website bij. Google gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van onze Diensten te volgen en te controleren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Google-diensten. Google kan de verzamelde gegevens gebruiken om advertenties in zijn eigen advertentienetwerk in context te plaatsen en te personaliseren.
    • De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Deze standaardcontractbepalingen zijn beschikbaar: Google Ads Voorwaarden voor gegevensverwerking en Google Measurement Controller-Controller Voorwaarden voor gegevensbescherming.
  • Google Maps
    • Het doel is de implementatie van API’s: API Plaatsgegevens, API Autocompetitie, API Kaarten. Met deze API’s kan een gebruiker via zijn browser gegeolokaliseerd worden, zodat hij advocaten in de buurt van zijn positie kan vinden.
    • De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Deze contractuele standaardclausules zijn beschikbaar door hier te klikken.
  • Google Dialogflow
    • Het doel is om onze persoonlijke assistent, Harvey, te laten werken aan Facebook messaging.
    • De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Deze contractuele standaardclausules zijn beschikbaar door hier te klikken.
  • Microsoft Office 365
    • De doelen zijn:
      • Maak en host onze tekstdocumenten, tabellen, presentaties.
      • Hosting van onze mails.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in Europa. Gegevens worden ook doorgegeven aan onderaannemers die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze onderaannemingsovereenkomst met Microsoft is beschikbaar door hier te klikken.
  • Facebook
    • De doelen zijn:
      • Ontvangen en reageren op uw berichten via onze pagina’s, Facebook en Instagram accounts.
      • Start reclamecampagnes op Facebook en Instagram.
      • Analyseer het publiek van onze pagina’s en accounts. Deze door het Facebook-concern aangeboden analysedienst gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van onze diensten te volgen en te controleren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Facebook-diensten. Facebook kan de verzamelde gegevens gebruiken om advertenties op zijn eigen advertentienetwerk in context te plaatsen en te personaliseren.
      • Installeer onze persoonlijke assistent, Harvey, op het Facebook platform.
    • De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze onderaannemingsovereenkomst met Facebook is beschikbaar door hier te klikken.
  • LinkedIn
    • De doelen zijn:
      • Ontvangen en reageren op uw berichten via onze pagina’s, LinkedIn-accounts.
      • Start reclamecampagnes op LinkedIn.
      • Analyseer het publiek van onze pagina’s en accounts. Deze door LinkedIn aangeboden analytische dienst gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van onze diensten te volgen en te controleren. Deze gegevens worden gedeeld met andere LinkedIn-diensten. LinkedIn kan de verzamelde gegevens gebruiken om advertenties in zijn eigen advertentienetwerk in context te plaatsen en te personaliseren.
    • De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze onderaannemingsovereenkomst met LinkedIn is beschikbaar door hier te klikken.
  • Twitter
    • De doelen zijn:
      • Ontvangen en beantwoorden van uw berichten via onze pagina’s, Twitter accounts.
      • Start reclamecampagnes op Twitter.
      • Analyseer het publiek van onze pagina’s en accounts. Deze door Twitter aangeboden analytische dienst gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van onze diensten te volgen en te controleren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Twitter-diensten. Twitter kan de verzamelde gegevens gebruiken om advertenties in zijn eigen advertentienetwerk in context te plaatsen en te personaliseren.
    • De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze onderaannemingsovereenkomst met Twitter is beschikbaar door hier te klikken.
  • Accountant Crapanzano
    • De doelen zijn:
      • Om een ordelijke boekhouding van onze activiteiten bij te houden.
      • Onze fiscale en sociale verplichtingen nakomen.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in België.
  • CBC Bank België
    • De doelen zijn:
      • Om ons in staat te stellen onze bankrekening te onderhouden.
      • Om de uitvoering en ontvangst van onze betalingen mogelijk te maken.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in Europa. Het beleid van CBC Banque inzake de bescherming van persoonsgegevens is beschikbaar door hier te klikken.
  • Calendly
    • Het is de bedoeling dat u in onze elektronische agenda een tijdstip kunt kiezen om een afspraak, een vergadering te maken.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in de Verenigde Staten. De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Calendly’s beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens is beschikbaar door hier te klikken.
  • Asana
    • De doelen zijn:
      • Om als een team te organiseren.
      • Om intern te communiceren.
    • De locatie van de gegevens is vastgesteld in de Verenigde Staten. De gegevens worden doorgegeven aan subcontractanten die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze overdracht wordt geregeld door standaard contractuele clausules. Onze uitbestedingsovereenkomst met Asana is beschikbaar door hier te klikken.
  • HubSpot
    • Het doel is de relatie met onze klant of potentiële toekomstige klant te beheren. De locatie van de gegevens is vastgesteld in de Verenigde Staten.
    • De gegevens worden doorgegeven aan onderaannemers in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Op deze overdracht zijn de gebruikelijke contractuele bepalingen van toepassing. Onze onderaannemingsovereenkomst met HubSpot is beschikbaar door hier te klikken.

Ter informatie vindt u hier hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens:

Welk niveau van beveiliging bieden wij?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Zo hebben wij bijvoorbeeld de volgende stappen ondernomen:

  • Wij houden een register bij van de verwerking van Persoonsgegevens. Het is beschikbaar op verzoek.
  • Wij hanteren een procedure voor het lekken en stelen van gegevens en een logboek voor het lekken en stelen van Tot op heden is er nog nooit een datalek of diefstal geweest.
  • We geven een lijst van onze onderaannemers.
  • Wij hebben een intern beleid ingevoerd dat onze beheerders en werknemers informeert en verplicht om de privacy van gegevens en de naleving van de GDPR te handhaven. Wij hebben een Sharepoint opgezet om onze teams bewuster te maken van kwesties in verband met persoonsgegevens.
  • Wij zijn in staat u onverwijld te informeren in geval van een inbreuk op uw gegevens (hoewel wij en onze contractanten er hard aan werken om ervoor te zorgen dat dit niet nodig is).
  • Wij hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Indien nodig pseudonimiseren wij persoonlijke informatie.
  • Wij maken systematisch back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen recupereren in geval van fysieke of technische incidenten.
  • Wij testen en evalueren onze maatregelen regelmatig en passen ze zo nodig aan.
  • We werden gevolgd door bekwame privacy
  • Wij houden ons op de hoogte van de door de CNIL en de Belgische Autoriteit voor Persoonsgegevens gepubliceerde gidsen en richtsnoeren.

In het geval van nieuwe projecten die een impact kunnen hebben op uw privacy, wordt een grondige analyse uitgevoerd om uw rechten, de veiligheid en de bescherming van uw Persoonsgegevens te waarborgen.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens zijn betrokken, dan zult u daarvan persoonlijk in kennis worden gesteld in de bij de wet bepaalde omstandigheden.

Geven wij Persoonlijke Informatie door buiten de Europese Unie?

Ja, wij geven Persoonsgegevens alleen door aan een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte indien:

  • De Europese Commissie heeft een besluit uitgevaardigd waarin wordt vastgesteld dat dit land een adequaat niveau van gegevensbescherming biedt, d.w.z. een niveau dat gelijkwaardig is aan het niveau dat door de Europese wetgeving wordt geboden. Persoonsgegevens zullen op deze basis worden
  • Voor de doorgifte gelden passende garanties die een niveau van gegevensbescherming bieden dat gelijkwaardig is aan het door de EU-wetgeving geboden niveau, zoals modelcontractbepalingen, gedragscode van de Commissie, certificering, bindende bedrijfsvoorschriften, toestemming.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens?

Recht van toegang

  • Dit recht geeft u het recht om ons rechtstreeks te vragen of wij informatie over u hebben, en om ons te verzoeken u al die informatie te verstrekken.
  • De uitoefening van het recht van toegang is kosteloos, tenzij uw verzoek buitensporig vaak voorkomt, ongegrond is of kennelijk bedoeld is om misbruik te maken van dit recht van toegang.
  • Wij hebben het recht een “redelijke vergoeding” te vragen op basis van de gemaakte administratieve kosten.

Recht op correctie en recht om uw gegevens bij te werken

  • Dit recht geeft u ons het recht om onjuiste informatie over u te rectificeren. Het recht van rectificatie vult het recht van toegang aan.

Recht van bezwaar

  • Dit recht biedt u de mogelijkheid bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Dit recht van verzet betreft alleen verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een taak die deel uitmaakt van de uitoefening van het openbaar gezag, of voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de voor de verwerking verantwoordelijke of van een derde, of voor klantenwerving, of voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden. Wij kunnen ons beroepen op legitieme en dwingende redenen die voor u doorslaggevend zijn bij de verwerking om geen gevolg te geven aan uw recht om bezwaar te maken.

Recht om uw toestemming in te trekken

  • Indien de gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, hebt u te allen tijde de mogelijkheid om op deze beslissing terug te komen, zonder dat de verwerking in het verleden ter discussie wordt gesteld.

Recht van meeneembaarheid

  • Dit recht geeft u het recht sommige van uw gegevens op te vragen in een open, machineleesbaar formaat en uw Persoonsgegevens van de ene organisatie naar de andere over te dragen.
  • U kunt dit recht alleen uitoefenen voor gegevensverwerking die op toestemming is gebaseerd of waarbij de verwerking met behulp van geautomatiseerde processen wordt uitgevoerd.
  • U kunt dit recht alleen uitoefenen met betrekking tot de gegevens die u ons hebt verstrekt.
  • U kunt het recht op gegevensoverdraagbaarheid niet toepassen indien dit een inbreuk vormt op de rechten en vrijheden van derden.

Recht op wissen

  • Dit recht geeft u het recht te verzoeken om definitieve verwijdering van uw
  • Dit recht kan alleen worden uitgeoefend binnen de grenzen van de artikelen 17 en 18 van de algemene verordening betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

Hoe kunt u uw privacyrechten uitoefenen?

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen en indien u vragen of klachten heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u deze bij voorbaat richten aan info@symplicy.com.

Indien u van mening bent dat een voor de verwerking verantwoordelijke uw persoonsgegevens niet in acht neemt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (“gegevensbeschermingsautoriteit”), u hebt het recht een klacht in te dienen bij de desbetreffende toezichthoudende autoriteit.

De bevoegde autoriteit voor België is: Data Protection Authority, Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be of via deze link https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.

Hyperlinks naar andere websites?

Wanneer u onze Diensten gebruikt, kunnen deze Hyperlinks bevatten naar andere websites die worden onderhouden door rechtspersonen/fysieke personen die geen deel uitmaken van ons bedrijf.

Deze websites moeten hun eigen regels voor de bescherming van persoonsgegevens hebben.

Wij moedigen u aan hun beleid te lezen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites of voor de manier waarop deze websites met Persoonsgegevens omgaan.

Wat is het toepasselijke recht?

Dit Privacybeleid zal worden geïnterpreteerd door en in overeenstemming met de Belgische wetgeving.

Wat is de bevoegde rechtbank?

In geval van een geschil tussen de partijen in verband met de geldigheid, interpretatie of uitvoering van dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens, dat niet in der minne kan worden geschikt, zullen de partijen eerst trachten dit geschil door bemiddeling op te lossen. De partijen wijzen een bemiddelaar aan uit de bemiddelaars die door de Federale Bemiddelingscommissie in België zijn erkend.

Indien de bemiddeling niet toelaat dit geschil op te lossen, zal het geschil uitsluitend worden voorgelegd aan de rechtbanken van Luik, afdeling Namen die materieel bevoegd zijn.

Diverse clausules

Indien een bepaling van dit Privacybeleid ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, wordt deze geacht ongeldig te zijn, zonder de geldigheid van de overige bepalingen aan te tasten.

De oorspronkelijke versie van dit privacybeleid is in het Frans. De vertaalde versie in het Nederlands en Engels is alleen beschikbaar voor uw gemak en ter informatie. In geval van geschil is de Franse versie van de tekst doorslaggevend.

Dit Privacybeleid maakt integraal deel uit van de Gebruiksvoorwaarden en kan er niet van worden gescheiden.

Als u vindt dat wij uw privacy niet respecteren, kunt u ons een e-mail sturen op info@symplicy.com.

Dit privacybeleid is gedateerd 13 november 2022. U kunt een kopie van deze versie op een duurzame drager (.pdf-formaat) downloaden door hier te klikken.