Séquence d’ouverture de dossier

Introduction
Séquence n°1 – Première prise de contact téléphonique
Séquence n°2 – Première prise de contact via e-mail ou messagerie instantanée (SMS, LinkedIn, WhatsApp)
Séquence n°3 – Prise de contact qualifiée par téléphone
Séquence n°4 – Prise de contact qualifiée par e-mail
Séquence n°5 – Prise de contact sérieuse pour un dossier récurrent
Séquence n°6 – Prise de contact simple
Séquence n°7 – Prise de contact à la suite d’un appel manqué
Procédure de lutte contre le blanchiment de capitaux (LBC) et le financement du terrorisme (FT)
Automatisez vos séquences grâce aux bons outils
Conclusion

Introduction

Nous vous proposons des séquences efficaces à appliquer lorsqu’un client vous contacte directement par e-mail ou par téléphone.

Qu’est-ce qu’une séquence ?

Une séquence est un scénario structuré qui vous guide étape par étape dans votre gestion des interactions clients.
Elle vous permet d’adopter la bonne posture, de cadrer l’échange dès le départ et de poser des conditions claires pour une collaboration efficace.

Pourquoi utiliser ces séquences ?

✅ Créer une relation de confiance dès le premier échange.
✅ Poser un cadre clair pour éviter les malentendus.
✅ S’assurer de n’attirer que des clients respectueux de votre temps et de vos conditions.

Séquence n°1 – Première prise de contact téléphonique

Cette séquence vous guide dans la gestion d’un premier contact téléphonique avec un client potentiel, en posant un cadre clair et structuré.

Elle vous permet d’optimiser votre temps tout en qualifiant efficacement la demande.

📌 Moment :

Lorsqu’un client potentiel particulier ou entreprise vous contacte par téléphone en journée.

Ce client potentiel provient d’internet, d’aucune recommandation ou d’une source inconnue.

1. Gestion de l’appel téléphonique

🎯 Objectif :

Qualifier la demande du client, poser un cadre clair et initier le processus de collaboration.

🗣️ Contenu de l’échange :

✅ Rassurer le client et montrer que vous êtes à son écoute.
✅ Présenter le prix de la première consultation ou préciser si votre cabinet d’avocats accepte les dossiers « pro deo ».
✅ Vérifier que le client est d’accord avec ces conditions financières.
✅ Collecter les informations essentielles : nom et adresse e-mail du client.
✅ Expliquer que vous allez lui envoyer un e-mail avec un formulaire obligatoire à remplir avant toute prise de rendez-vous.

2. Envoi de l’e-mail de bienvenue

📅 Délai :

Dans les quelques heures suivant l’appel.

✉️ Contenu de l’e-mail :

– Rappeler la raison de son appel et montrer que vous avez bien compris son besoin.
– Expliquer clairement les prochaines étapes.
– Fournir un lien vers le formulaire à compléter avant la prise de rendez-vous.

📋 Type de formulaire à envoyer :

🔹 Formulaire à problématique (exemple : « Je veux divorcer ») → si des informations précises sont nécessaires.
🔹 Formulaire d’intégration → si un premier échange simple suffit.

📝 Exemple de questions du formulaire d’intégration :

1) Décrivez en quelques mots la raison de votre prise de contact
2) Souhaitez-vous nous faire parvenir des documents ou des photos ? (Oui/Non)
3) La première consultation est de [Prix] euros TVAC. Ce prix est-il envisageable pour vous ? (Oui/Non)
4) Bénéficiez-vous d’une assurance protection juridique ? (Oui/Non)
5) Bénéficiez-vous de l’aide juridique ? (Oui/Non/Je ne sais pas)
6) Importez votre carte d’identité ou votre passeport
7) Comment avez-vous connu notre cabinet d’avocats ? (Internet, réseaux sociaux, comptable, presse, recommandation, autre)
8) Quels éléments vous ont convaincu de nous contacter ?
9) Comment pouvons-nous travailler ensemble pour que vous soyez satisfait et nous recommandiez
10) Nom et prénom
11) Adresse e-mail et numéro de téléphone

📧 Exemple d’e-mail :

Objet : Suite à notre appel – formulaire à compléter

[Formule d’appel],

Je fais suite à notre agréable échange téléphonique de ce jour.

Afin de bien comprendre votre besoin concernant [problème évoqué par téléphone], je vous invite à compléter ce formulaire :
[Lien magique Symplicy]

Dès réception du formulaire complété, je vous proposerai des créneaux pour une consultation [par visioconférence] [au cabinet d’avocats].

Merci et à bientôt.

Bien à vous,

[Votre Nom]

3. Proposition de rendez-vous

📅 Délai :

Dès réception du formulaire complété.

✉️ Contenu de l’e-mail :

– Confirmer l’intérêt du client à poursuivre avec vous.
– Rappeler le prix de la consultation et les modalités de paiement.
– Partager un lien vers votre outil de prise de rendez-vous.

4. Confirmation du rendez-vous

📅 Délai :

Dès que le rendez-vous est fixé.

✉️ Contenu de l’e-mail :

– Date et heure du rendez-vous.
– Lien pour la visioconférence ou adresse du cabinet d’avocats.
– Ressources utiles pour mieux vous connaître et préparer l’entretien.

5. Suivi après le rendez-vous

📅 Délai :

Juste après la rencontre.

✉️ Contenu de l’e-mail :

– Résumé de la réunion et points clés abordés.
– Vérification de l’intérêt du client à poursuivre la collaboration.

6. Formalisation de la collaboration (compliance)

📅 Délai :

24 heures après le rendez-vous.

✉️ Contenu de l’e-mail :

– Transmission d’une offre claire détaillant la suite de votre intervention.
– Invitation à signer votre convention d’honoraires.
– Demande de complétion du formulaire « fiche client (KYC/AML) ».

Précision des conditions d’avancement :

Aucun travail ne sera effectué tant que :

❌ La convention d’honoraires n’est pas signée.
❌ Le formulaire « fiche client (KYC/AML) » n’est pas rempli.
❌ Une provision ou le forfait n’est pas réglé.

🔹 Points forts de cette séquence :

✅ Une structure claire qui pose un cadre dès le premier échange.
✅ Un processus fluide qui filtre les clients réellement intéressés.
✅ Une gestion efficace du temps, en automatisant les étapes clés.

💡 Ce document est éditable en format Word pour s’adapter à vos besoins.

Séquence n°2 – Première prise de contact via e-mail ou messagerie instantanée (SMS, LinkedIn, WhatsApp)

Cette séquence vous guide dans la gestion d’un premier contact par écrit avec un client potentiel, en posant un cadre clair et structuré.

Elle vous permet d’optimiser votre temps tout en qualifiant efficacement la demande.

📌 Moment :

Lorsqu’un client potentiel particulier ou entreprise vous contacte par e-mail ou via une messagerie instantanée en journée.  Ce client potentiel provient d’internet, d’aucune recommandation ou d’une source inconnue.

1. Envoi de l’e-mail de bienvenue

📅 Délai :

Quelques heures après le premier message du client.

🗣️ Contenu de l’échange :

✅ Rappeler la raison de son message et montrer que vous l’avez bien compris.
✅ Expliquer clairement les prochaines étapes et ce qu’il peut attendre de vous.
✅ Inviter le client à remplir un formulaire obligatoire avant toute prise de rendez-vous.
✅ Insister sur l’importance de la complétion du formulaire comme étape préalable et obligatoire.

📋 Type de formulaire à envoyer :

🔹 Formulaire à problématique (exemple : « Je veux divorcer ») → si des informations précises sont nécessaires.
🔹 Formulaire d’intégration → si un premier échange simple suffit.

📝 Exemple de questions du formulaire d’intégration :

📧 Exemple d’e-mail :

Objet : Suite à votre message – formulaire à compléter

[Formule d’appel],

J’accuse bonne réception de votre message et vous en remercie.

Afin de bien comprendre votre besoin concernant [problème évoqué dans le message], je vous invite à compléter ce formulaire :
[Lien magique Symplicy]

Dès réception du formulaire complété, je vous proposerai des créneaux pour une consultation [par visioconférence] [au cabinet d’avocats].

Merci et à bientôt.

Bien à vous,

[Votre Nom]

2. Proposition de rendez-vous

📅 Délai :

Dès réception du formulaire complété.

✉️ Contenu de l’e-mail :

✅ Confirmer l’intérêt du client à poursuivre avec vous.
✅ Rappeler le prix de la consultation et les modalités de paiement.
✅ Partager un lien vers votre outil de prise de rendez-vous.

3. Confirmation du rendez-vous

📅 Délai

Dès que le rendez-vous est fixé.

✉️ Contenu de l’e-mail

✅ Date et heure du rendez-vous.
✅ Lien pour la visioconférence ou adresse du cabinet d’avocats.
✅ Ressources utiles pour mieux vous connaître et préparer l’entretien.

4. Suivi après le rendez-vous

📅 Délai

Juste après la rencontre.

✉️ Contenu de l’e-mail

✅ Résumé de la réunion et points clés abordés.
✅ Vérification de l’intérêt du client à poursuivre la collaboration.

5. Formalisation de la collaboration (compliance)

📅 Délai

24 heures après le rendez-vous.

✉️ Contenu de l’e-mail

✅ Transmission d’une offre claire détaillant la suite de votre intervention.
✅ Invitation à signer votre convention d’honoraires.
✅ Demande de complétion du formulaire « fiche client (KYC/AML) ».

Précision des conditions d’avancement :

Aucun travail ne sera effectué tant que :

❌ La convention d’honoraires n’est pas signée.
❌ Le formulaire « fiche client (KYC/AML) » n’est pas rempli.
❌ Une provision ou le forfait n’est pas réglé.

🔹 Points forts de cette séquence :

💡 Ce document est éditable en format Word pour s’adapter à vos besoins.

Séquence n°3 – Prise de contact qualifiée par téléphone

Cette séquence vous guide lorsqu’un client entreprise vous contacte directement par téléphone ou via votre secrétariat, et que vous estimez que sa demande est pertinente et qu’une collaboration est envisageable.

Elle vous permet de structurer efficacement l’échange, de poser un cadre clair et d’assurer une suite professionnelle à ce premier contact.

📌 Moment :

– Le client entreprise vous appelle et vous décrochez.
– Le client a appelé mais vous n’avez pas pu répondre ; vous le rappelez.
– Le client a contacté votre secrétariat ; vous reprenez contact.

Le client est considéré comme qualifié lorsque :

– Sa demande entre dans vos domaines de compétence.
– Il correspond à votre clientèle cible.
– Aucun conflit d’intérêts n’a été identifié.
– Vous avez la capacité de traiter le dossier sans surcharge.
– Vous connaissez le client ou sa réputation est fiable (recommandation, sérieux, à l’aise avec les outils numériques, etc.).
– Vos valeurs et méthodes de travail sont en adéquation.

1. Durant l’appel

🗣️ Objectifs de l’échange :

– Créer un climat de confiance et rassurer le client.
– Présenter clairement le prix de la première consultation et évoquer les conditions d’acceptation des dossiers « pro deo », le cas échéant.
– Vérifier l’accord du client sur le montant de la consultation.
– Fixer un premier rendez-vous.
– Recueillir le nom et l’adresse e-mail du client.
– Expliquer qu’un formulaire obligatoire devra être complété avant le rendez-vous.
– Souligner que ce formulaire est indispensable pour confirmer et préparer la rencontre.

2. E-mail de confirmation du rendez-vous

📅 Délai :

Dans la foulée de l’échange téléphonique.

✉️ Contenu de l’e-mail :

✅ Confirmation de la date et de l’heure du rendez-vous.
✅ Lieu du rendez-vous ou lien de visioconférence.
✅ Rappel du tarif de la consultation.
✅ Lien vers le formulaire “fiche client (KYC/AML)” à compléter avant le rendez-vous.
✅ Insistance sur le caractère obligatoire de ce formulaire.

📧 Exemple d’e-mail :

Objet : Confirmation de votre rendez-vous – formulaire à compléter

[Formule d’appel],

Merci pour notre échange téléphonique de ce jour.

Je vous confirme votre rendez-vous le [date] à [heure] :

[Adresse du cabinet d’avocats]
ou en visioconférence via ce lien : [Lien]

Le montant de la consultation est de [prix] euros TVAC. Un Bancontact sera mis à disposition pour le paiement.

Merci de bien vouloir compléter ce formulaire avant notre rendez-vous :
[Lien magique Symplicy – « fiche client (KYC/AML) »]

À très bientôt,

Bien à vous,

[Votre Nom]

Conseil : Gardez le message clair et concis. Mettez le lien du formulaire en évidence.

Astuce : Si le formulaire « fiche client (KYC/AML) » n’est pas rempli à l’arrivée du client, proposez-lui de le compléter sur place (via QR code ou tablette en salle d’attente).

3. E-mail de suivi post-rendez-vous

📅 Délai :

Après le rendez-vous.

✉️ Contenu :

✅ Résumé des points abordés.
✅ Confirmation de l’intérêt du client à poursuivre avec vous.
✅ Prochaines étapes possibles (en fonction du contexte).

4. E-mail de formalisation (compliance)

📅 Délai :

Dans les 24 heures après le rendez-vous.

✉️ Contenu :

✅ Envoi d’une offre ou d’une proposition d’intervention claire.
✅ Invitation à signer la convention d’honoraires.

Rappel des conditions préalables à toute intervention :

Aucun travail ne sera effectué tant que :

❌ Convention non signée
❌ Formulaire « fiche client (KYC/AML) » incomplet
❌ Provision, forfait ou acompte non réglé

🔹 Points forts de cette séquence :

✅ Un premier contact structuré, rassurant et cadré.
✅ Un filtre qualitatif efficace pour garantir la compatibilité entre le client et le cabinet d’avocats.
✅Une approche rigoureuse du respect des obligations déontologiques et administratives.

Séquence n°4 – Prise de contact qualifiée par e-mail

Cette séquence s’applique lorsqu’un client entreprise vous contacte par e-mail et que, à la lecture de son message, vous considérez que la demande est sérieuse, pertinente et compatible avec votre pratique.

Elle vous permet de gérer efficacement la prise de contact tout en posant les bases d’une future collaboration.

📌 Moment :

– Un client entreprise vous adresse un e-mail.

Le client est considéré comme qualifié lorsque :

1. E-mail de prise de rendez-vous

📅 Délai :

Dans les heures suivant la réception de l’e-mail.

✉️ Contenu :

✅ Confirmer l’intérêt du client à vous rencontrer.
✅ Présenter le tarif de la première consultation et les modalités de paiement.
✅ Partager le lien vers votre outil de prise de rendez-vous.

2. E-mail de confirmation du rendez-vous

📅 Délai :

Immédiatement après la prise de rendez-vous.

✉️ Contenu :

✅ Confirmation de la date et de l’heure.
✅ Adresse du cabinet d’avocats ou lien pour la visioconférence.
✅ Envoi du formulaire “fiche client (KYC/AML)” à compléter avant le rendez-vous.
✅ Insistance sur le caractère obligatoire de ce formulaire.

📧 Exemple d’e-mail :

Objet : Confirmation de votre rendez-vous – formulaire à compléter

[Formule d’appel],

Je vous confirme notre rendez-vous le [Date] à [Heure] :

Au cabinet d’avocats : [Adresse]
ou en visioconférence : [Lien]

Afin de préparer notre échange, merci de bien vouloir compléter ce formulaire avant le rendez-vous :
[Lien magique Symplicy – « fiche client (KYC/AML) »]

D’avance, merci pour votre collaboration.

Bien à vous,

[Votre Nom]

Conseil : Soyez direct et clair. Le lien vers le formulaire doit être visible et facilement accessible.

Astuce : Si le client ne l’a pas complété avant la rencontre, prévoyez un plan B : QR code dans la salle d’attente, tablette à disposition, etc.

3. E-mail de suivi post-rendez-vous

📅 Délai :

Juste après le rendez-vous.

✉️ Contenu :

– Résumé des points abordés.
– Confirmation (ou non) de l’intérêt du client pour une collaboration.
– Indication des prochaines étapes.

4. E-mail de formalisation (compliance)

📅 Délai :

Dans les 24 heures suivant la rencontre.

✉️ Contenu :

– Envoi d’une offre ou d’un plan d’intervention détaillé.
– Invitation à signer la convention d’honoraires.

Conditions de démarrage du dossier :

Aucun travail ne sera effectué tant que :

❌ Convention non signée
❌ Formulaire « fiche client (KYC/AML) » non complété
❌ Provision, forfait ou acompte non réglé

🔹 Points forts de cette séquence :

✅ Un processus clair et professionnel dès le premier e-mail.
✅ Une sélection naturelle des clients sérieux.
✅ Une bonne anticipation des besoins administratifs et déontologiques.

Séquence n°5 – Prise de contact sérieuse pour un dossier récurrent

Cette séquence s’applique lorsqu’un client régulier ou recommandé vous contacte par téléphone au sujet d’un dossier classique ou technique que votre cabinet d’avocats traite habituellement.

Elle permet d’aborder rapidement et efficacement une première rencontre en présentiel, tout en s’assurant que les éléments de base sont bien réunis pour avancer dans de bonnes conditions.

📌 Moment :

Un client particulier, entreprise ou institutionnel (fonds d’investissement, banque, assurance, courtier…) vous téléphone en journée.

Ce client est considéré comme qualifié lorsque :

💡 Si le client vient d’internet ou sans recommandation claire, utilisez plutôt la séquence n°1.

1. Pendant l’appel téléphonique

🗣️ Contenu de l’appel :

– Rassurer le client et démontrer votre expertise.
– Demander comment il a connu votre cabinet d’avocats.
– Présenter clairement le prix de la première consultation et indiquer si vous acceptez les dossiers « pro deo ».
– Obtenir l’accord du client sur le tarif proposé.
– Fixer un rendez-vous en présentiel.
– Recueillir le nom et l’adresse e-mail du client.
– Expliquer qu’il recevra un e-mail avec un formulaire à remplir obligatoirement avant le rendez-vous.
– Insister sur l’importance de cette étape pour préparer efficacement l’entretien.

2. E-mail de confirmation du rendez-vous

📅 Délai :

Immédiatement après l’appel.

✉️ Contenu :

– Date, heure et lieu du rendez-vous.
– Rappel du prix de la consultation et des modalités de paiement.
– Lien vers le formulaire spécifique au type de dossier récurrent.
– Mention explicite du caractère obligatoire du formulaire.

📧 Exemple d’e-mail :

Objet : Confirmation de votre rendez-vous – formulaire à compléter

[Formule d’appel],

Je vous confirme votre rendez-vous le [Date] à [Heure], au sein de notre cabinet d’avocats situé à [Adresse].

Le tarif de la consultation est de [Prix] euros. Un terminal de paiement Bancontact sera à votre disposition.

Afin de préparer au mieux notre échange, merci de compléter ce formulaire avant notre rendez-vous :
[Lien vers le formulaire Symplicy adapté au dossier récurrent]

D’avance, je vous en remercie.

Bien à vous,

[Votre Nom]

Conseil : Gardez un e-mail court et lisible. Le lien vers le formulaire doit ressortir clairement dans le texte.

3. E-mail de suivi après la rencontre

📅 Délai :

Juste après le rendez-vous.

✉️ Contenu :

– Résumé des éléments clés abordés lors de l’échange.
– Confirmation de l’intérêt du client à poursuivre.
– Envoi du formulaire “fiche client (KYC/AML)” à compléter.
– Invitation à signer votre offre ou convention d’honoraires.

Conseil : Le formulaire « fiche client (KYC/AML) » doit être adapté au type de client (particulier, entreprise, banque, fonds, etc.), au type de dossier (vente, création de sociétés, agrément…) et au niveau de risque.

🔹 Points forts de cette séquence :

✅ Adaptée aux dossiers récurrents ou techniques.
✅ Fait gagner du temps tout en posant un cadre professionnel.
✅ Prépare une collaboration structurée, même dans les cas les plus complexes.

Séquence n°6 – Prise de contact simple

Cette séquence s’adresse aux situations où un client particulier vous téléphone avec une demande claire mais ne semble pas à l’aise avec les outils numériques ou l’expression écrite.

Elle permet d’instaurer un contact humain direct, sans alourdir la démarche initiale, tout en respectant vos obligations légales et organisationnelles.

📌 Moment :

– Un client particulier vous appelle en journée.

Vous jugez qu’un rendez-vous est pertinent si :

– Sa demande relève de vos domaines de compétence.
– Le client fait partie de votre cœur de cible.
– Le client semble avoir des difficultés d’expression ou d’accès au digital.

1. Pendant l’appel téléphonique

🗣️ Objectifs de l’appel :

– Accueillir le client avec bienveillance.
– Poser quelques questions simples pour qualifier sa demande.
– Fixer immédiatement un rendez-vous en présentiel.
– Informer le client qu’un formulaire devra être complété, mais qu’il pourra le faire sur place le jour du rendez-vous, avec votre aide si nécessaire.

2. Le jour du rendez-vous

🧾 Formulaire à compléter sur place :

– Prévoir un QR code affiché en salle d’attente menant vers le formulaire “fiche client (KYC/AML)”.
– Mettre à disposition une tablette ou un ordinateur pour faciliter la saisie des informations.
– Le cas échéant, proposer une assistance discrète pour l’aider à remplir le formulaire.

Le but est de lever les barrières administratives sans compromettre le recueil des données essentielles à votre cabinet d’avocats.

3. E-mail de suivi après la rencontre

📅 Délai :

Immédiatement après le rendez-vous.

✉️ Contenu :

– Résumé de l’entretien et des points abordés.
– Confirmation de l’intérêt du client à poursuivre.
– Si nécessaire, renvoi d’un lien vers le formulaire « fiche client (KYC/AML) » à compléter ou finaliser.
– Envoi d’une offre claire ou d’une convention d’honoraires.

🔹 Points forts de cette séquence :

✅ Permet de rester accessible pour les personnes peu à l’aise avec le numérique.
✅ Maintient une expérience client fluide et rassurante.
✅ Respecte les obligations en matière de compliance sans rigidité.
✅ Renforce la dimension humaine de votre pratique.

Séquence n°7 – Prise de contact à la suite d’un appel manqué

Cette séquence s’adresse particulièrement aux avocats qui travaillent seuls et qui n’ont pas de secrétariat réceptionnant les appels durant la journée.

Vos clientèles cibles sont des particuliers.

📌 Moment :

Un client particulier vous téléphone en journée.

Vous n’avez pas su dérocher au téléphone.

🗣️ Contenu de votre répondeur :

– Inviter le client à répondre à un formulaire de contact disponible sur votre site internet.
– Indiquer où se trouve le formulaire sur votre site.
– Rassurer la personne que vous allez revenir rapidement vers elle dès la réception du formulaire complété.
– Envoyer par SMS les explications et le lien du formulaire. La plupart des téléphones peuvent envoyer automatiquement un SMS à la personne qui a tenté d’appeler.
– Le répondeur peut également indiquer que si la personne est uniquement déjà cliente qu’elle peut laisser un message vocal et que vous allez revenir vers elle dans les plus brefs délais.

1. Proposition de rendez-vous

📅 Délai :

Dès réception du formulaire complété.

✉️ Contenu de l’e-mail :

✅ Confirmer l’intérêt du client à poursuivre avec vous.
✅ Rappeler le prix de la consultation et les modalités de paiement.
✅ Partager un lien vers votre outil de prise de rendez-vous.

2. Confirmation du rendez-vous

📅 Délai

Dès que le rendez-vous est fixé.

✉️ Contenu de l’e-mail

✅ Date et heure du rendez-vous.
✅ Lien pour la visioconférence ou adresse du cabinet d’avocats.
✅ Ressources utiles pour mieux vous connaître et préparer l’entretien.

3. Suivi après le rendez-vous

📅 Délai

Juste après la rencontre.

✉️ Contenu de l’e-mail

✅ Résumé de la réunion et points clés abordés.
✅ Vérification de l’intérêt du client à poursuivre la collaboration.

4. Formalisation de la collaboration (compliance)

📅 Délai

24 heures après le rendez-vous.

✉️ Contenu de l’e-mail

Précision des conditions d’avancement :

Aucun travail ne sera effectué tant que :

❌ La convention d’honoraires n’est pas signée.
❌ Le formulaire « fiche client (KYC/AML) » n’est pas rempli.
❌ Une provision ou le forfait n’est pas réglé.

🔹 Points forts de cette séquence :

✅ Une structure claire qui pose un cadre dès le premier échange.
✅ Un processus fluide qui filtre les clients réellement intéressés.
✅ Une disponibilité continue, même à distance.
✅ Une qualité de service constante.

💡 Ce document est éditable en format Word pour s’adapter à vos besoins.

Procédure de lutte contre le blanchiment de capitaux (LBC) et le financement du terrorisme (FT)

Pour chaque séquence, il est essentiel d’ajouter et d’intégrer une procédure visant à prévenir tout risque de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.

🎯 Objectif :

Se poser la question essentielle suivante : « Suis-je instrumentalisé par mon client à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ? ».

📌 Moment :

Dès réception du formulaire « Fiche client KYC/AML » complété par le client, et avant l’entrée en relation d’affaires.

📝 Quelques étapes recommandées :

1. Collecte des informations et documents

Grâce au formulaire « Fiche client KYC/AML », vous centralisez toutes les informations nécessaires à l’identification du client et à la compréhension de la mission :

– Soit dans votre boîte mail (si le formulaire est transmis par ce biais).
– Soit directement dans votre logiciel de gestion (si le formulaire y est intégré).

La fiche client permet :

– D’identifier le client.
– De définir la mission confiée.

2. Suis-je un assujetti pour ce dossier ?

Posez-vous les questions suivantes :

– Est-ce que j’assiste mon client dans une opération visée par la réglementation LBC / FT ?
– Est-ce que j’agis pour le compte de mon client dans une opération financière ou immobilière ?

Exemples : achat ou vente d’immeubles, gestion d’actifs, ouverture de compte, création ou gestion de sociétés.

Si la réponse est OUI à l’une des deux questions, vous êtes assujetti pour cette mission .

Astuce : En cas d’assujettissement, ajoutez une pastille sur le dossier papier ou une étiquette spécifique sur le dossier électronique.

3. Évaluation individuelle des risques

Effectuez une analyse individuelle des risques du client, en vous appuyant sur votre évaluation globale des risques.

Quelques recommandations pour bien préparer votre évaluation individuelle des risques :

– Identifier, vérifier, évaluer et actualiser correctement l’identité du client.
– Effectuer des recherches : listes de sanctions, PEPs (personnes politiquement exposées), presse négative, liste de pays sous embargo, listes de pays à risque…).
– Vérifier et déterminer si le client est un PEP.
– Comparer les documents fournis par le client avec des données publiques disponibles (ex. : registre UBO).
– Soyez particulièrement vigilant en cas d’incohérences entre les informations communiquées par le client et celles que vous avez recherchées et trouvées sur le client.

4. Déclaration de soupçons

En cas de doute :

Les avocats font leur déclaration aux Bâtonniers (contrôle du respect du secret professionnel) SSI on n’est pas dans le champ d’application de l’exception .

5. Conservation des documents

Conservez scrupuleusement les documents suivants :
– Données d’identification des clients, mandataires, bénéficiaires contractuels et effectifs.
– Copie des preuves ayant servi à la vérification de l’identité ou le résultat d’une consultation d’une source d’information.
– Données d’identification des clients, mandataires, bénéficiaires contractuels et effectifs.
– Les preuves et données d’enregistrement des opérations qui sont nécessaires à l’identification et à la reconstitution des opérations exécutées.

⚠️ Points d’attention

– Cette procédure est une base générale et résumée.
– Elle doit être adaptée à votre pratique et faire l’objet d’une appropriation complète.
– Votre Barreau met très probablement à disposition des outils pratiques : checklist, grille d’évaluation des risques, formulaire de déclaration, etc.
– Une formation régulière dans ce domaine est indispensable pour assurer votre conformité.

Automatisez vos séquences grâce aux bons outils

Grâce à une sélection d’outils bien intégrés, vous pouvez gagner un temps précieux, limiter les erreurs et offrir une expérience fluide à vos clients.

Et au centre de cette automatisation : Symplicy, votre formulaire intelligent.

Symplicy

Symplicy est bien plus qu’un simple formulaire : c’est le point de départ de toute votre relation client, conçu pour simplifier vos démarches administratives tout en respectant des obligations réglementaires.

💡 Ce que Symplicy vous permet :

– Créer des formulaires intelligents et dynamiques, adaptés à chaque type de dossier.
– Centraliser les données KYC/AML de manière structurée et sécurisée.
– Obtenir un accord votre charte vie privée et vos conditions générales en un seul clic.
– Encoder automatiquement les données dans votre logiciel métier (Nom, prénom, n° de TVA, UBO, copie carte d’identité, etc.).
– Lancer les actions suivantes automatiquement : prise de rendez-vous, envoi d’e-mails…

🧠 Objectif : Éviter l’encodage manuel, réduire les erreurs, et fluidifier l’ensemble de la chaîne administrative.

Une synergie parfaite avec les outils que vous utilisez déjà :

📝 Leexi

– Résume automatiquement vos consultations.
– Envoie un compte-rendu clair à votre client après la réunion.

📆 Calendly

– Permet aux clients de prendre rendez-vous en ligne.
– Envoie des rappels automatiques par mail ou SMS.
– Gère le paiement en ligne de la consultation ou de la provision.

🗣 VoxNow

– Transcrit et résume directement un message vocal.
– Identifie automatiquement le type de demande et envoie une réponse personnalisée avec les informations utiles.

📁 Logiciel de gestion de cabinet d’avocats (Kleos, Secib, Odoo, etc.)

– Centralise vos dossiers et vos fiches clients.
– Gère vos relances, vos modèles d’e-mails, et vos factures.
– Facilite le suivi de vos échéances.

💳 Mollie ou votre application bancaire

– Permet le paiement instantané via QR code, Bancontact, PayPal ou carte de crédit.
– Facilite l’encaissement de provisions ou de frais de dossier.

🧩 Un exemple de flux de travail 100 % automatisé avec Symplicy :

1. Le client complète votre formulaire Symplicy.
2. Les données sont automatiquement encodées dans votre logiciel de gestion de cabinet d’avocats.
3. Le client reçoit automatiquement un e-mail personnalisé avec votre lien Calendly.
4. Il choisit un créneau, paie sa consultation, et reçoit un rappel automatique.
5. Vous commencez la réunion avec déjà toutes les données en main.

⏱️ Résultat : Moins d’allers-retours avec le client par mail ou par téléphone, aucune ressaisie, zéro oubli, un suivi impeccable.

Conclusion

En mettant en place ces différentes séquences structurées, vous faites bien plus que simplement répondre à vos obligations légales et déontologiques :

– Vous professionnalisez votre entrée en relation avec vos clients, dès le premier contact.
– Vous instaurez un climat de confiance, en montrant rigueur, transparence et maîtrise de vos processus.
– Vous minimisez les risques liés au blanchiment de capitaux, à la mauvaise identification ou à une gestion approximative des données.
– Vous gagnez un temps précieux, grâce à l’automatisation de tâches répétitives et à la centralisation des informations.

Au cœur de cette transformation : Symplicy, votre formulaire juridique intelligent.

Il vous permet non seulement de recueillir toutes les données nécessaires de manière fluide et sécurisée, mais aussi de déclencher des actions automatisées (prise de rendez-vous, synchronisation avec votre logiciel métier…).

En intégrant Symplicy à votre écosystème d’outils, vous mettez en place un véritable « workflow » digital, fluide et fiable, aligné avec les exigences modernes de votre profession.

🎯 Maintenant, à vous de jouer :

– Personnalisez ces séquences en fonction de la réalité de votre cabinet d’avocats et de votre clientèle.
– Implémentez progressivement les automatisations les plus utiles pour vous.

Et surtout, n’avancez pas seul : nous sommes à vos côtés pour vous aider à tirer le meilleur parti de Symplicy.

Nous sommes à votre entière disposition à tout moment pour répondre à vos questions ou vous aider à mettre en pratique vos séquences : https://calendly.com/symplicy/better-call-adrien-dumonceaux.