Les contrats

Fonctionnement

L’avocat a la possibilité de placer deux types de contrats à la fin du formulaire :

  • une politique de traitement des données à caractère personnel ;
  • des conditions générales d’intervention.

L’objectif est d’obtenir le consentement du client sur ces deux contrats au moment de sa prise de contact avec l’avocat.

Le client doit accepter les contrats pour soumettre son formulaire. Son consentement est recueilli via une case à cocher.

Avant d’accepter, le client peut consulter chaque contrat en entier et le télécharger au format PDF.

Accéder à la page Contrats

  • Rendez-vous sur la page de connexion : https://app.symplicy.com/
  • Connectez-vous avec votre adresse mail et votre mot de passe.
  • Cliquez sur le menu de configuration.
  • Le menu se déroule et vous propose la section « Cabinet ». Cliquez sur cette section.
  • Dans cette section, sélectionnez le menu « Contrats ».

Choisir la langue de vos contrats

Vos contrats sont classés par langue (français, néerlandais, anglais).

  • Si un onglet de langue est déjà présent (par exemple « Français »), cliquez dessus.
  • Si la page affiche « Aucun contrat à afficher », cliquez sur « + Ajouter une langue » et sélectionnez la langue souhaitée.

Astuce : votre formulaire est disponible en plusieurs langues ? Ajoutez une langue pour chaque version de vos contrats.

Méthode 1 : importer vos contrats en PDF (recommandée)

C’est la méthode la plus simple et la plus rapide. Vous importez votre contrat au format PDF, Symplicy en extrait le texte et conserve sa mise en forme : couleur des titres, texte en gras, puces.

  • Pour chaque contrat (« Conditions générales d’intervention » et « Politique de vie privée »), cliquez sur le bouton « Importer un pdf ».

  • Sélectionnez le fichier PDF sur votre ordinateur, puis cliquez sur « Ouvrir ».

  • Le message « Fichier reçu : sa mise en forme est en cours » s’affiche. La mention « en traitement » apparaît à côté du nom de votre fichier.

  • Important : attendez la fin du traitement avant d’enregistrer. Le traitement est terminé lorsque la mention « en traitement » disparaît. Le traitement peut prendre plusieurs minutes. Merci de patienter.
  • Cliquez ensuite sur le bouton « Enregistrer ».
  • Le message « Contrats enregistrés ! » confirme que vos contrats sont en place à la fin de votre formulaire.

Vérifier le rendu de vos contrats

Après l’enregistrement, contrôlez ce que vos clients verront à la fin de votre formulaire.

  • Ouvrez votre formulaire, par exemple via votre lien magique ou votre site internet.
  • Descendez jusqu’en bas du formulaire. Vos deux contrats s’affichent dans un encart, au-dessus des cases à cocher. Vérifiez que le texte et la mise en forme (titres, gras, puces) sont corrects.

  • Cliquez sur le nom d’un contrat dans la phrase « Je déclare avoir pris connaissance et accepter… ». Le contrat s’ouvre en entier : vous pouvez le lire et le télécharger en PDF, exactement comme votre client.

Astuce : faites ce contrôle à chaque nouvel import, et pour chaque langue de votre formulaire.

Modifier un contrat importé

Le texte d’un PDF importé ne peut pas être retouché dans Symplicy. Pour le modifier, corrigez votre document d’origine, enregistrez-le à nouveau en PDF, puis remplacez le fichier : cliquez sur la croix à droite du nom du fichier et importez la nouvelle version.

Méthode 2 : entrer vos contrats manuellement

Vous préférez coller ou rédiger le texte vous-même, ou pouvoir le modifier directement dans Symplicy ? Utilisez l’éditeur de texte.

  • Dans l’encart du contrat concerné, cliquez sur « Entrer manuellement » (à droite du bouton « Importer un pdf »).
  • Un éditeur de texte s’ouvre. Rédigez ou collez votre contrat dans cet éditeur.
    • Astuce : copiez directement le texte de votre document Word et collez-le dans l’éditeur. S’il y a des tableaux dans votre document, retirez-les avant de coller le texte.
  • Dans l’éditeur :
    • n’écrivez pas le titre des contrats ;
    • ne collez pas de tableaux.
  • Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
  • Vérifiez ensuite le rendu de vos contrats à la fin de votre formulaire (voir « Vérifier le rendu de vos contrats » ci-dessus).

Placement contrat

Remarque : seuls les avocats dits administrateurs peuvent modifier le placement des contrats dans la plateforme.

Modèles de contrat

Pour un modèle de conditions générales d’intervention, vous pouvez le consulter et le télécharger au format Word via ce lien : Modèle – Conditions générales intervention – Formulaire Symplicy.docx

Pour un modèle de politique de traitement des données à caractère personnel, un modèle est très certainement partagé par votre Ordre ou votre Barreau.