De contracten

Werking

De advocaat kan aan het einde van het formulier twee soorten contracten plaatsen:

• een beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens;
• algemene voorwaarden.

Het doel is de toestemming van de cliënt voor beide contracten te verkrijgen op het moment dat hij contact opneemt met de advocaat.

De cliënt moet de contracten aanvaarden om zijn formulier te kunnen versturen. Zijn toestemming wordt verkregen via een selectievakje.

Vooraleer hij akkoord gaat, kan de cliënt elk contract volledig inkijken en downloaden als pdf.

Naar de pagina Contracten gaan

• Ga naar de inlogpagina: https://app.symplicy.com/
• Meld u aan met uw e-mailadres en uw wachtwoord.
• Klik op het configuratiemenu.
• Het menu klapt open en toont de rubriek “Kantoor”. Klik op deze rubriek.
• Selecteer in deze rubriek het menu “Contracten”.

De taal van uw contracten kiezen

Uw contracten zijn per taal gerangschikt (Frans, Nederlands, Engels).

• Staat er al een taaltabblad (bijvoorbeeld “Nederlands”)? Klik erop.
• Toont de pagina “Geen contracten om weer te geven”? Klik dan op “+ Taal toevoegen” en kies de gewenste taal.

Tip: is uw formulier in meerdere talen beschikbaar? Voeg dan een taal toe voor elke versie van uw contracten.

Methode 1: uw contracten als pdf importeren (aanbevolen)

Dit is de eenvoudigste en snelste methode. U importeert uw contract in pdf-formaat en Symplicy haalt er de tekst uit, met behoud van de opmaak: kleur van de titels, vetgedrukte tekst, opsommingstekens.

• Klik voor elk contract (“Algemene voorwaarden” en “Privacybeleid”) op de knop “Pdf importeren”.

• Selecteer het pdf-bestand op uw computer en klik vervolgens op “Openen”.

• Het bericht “Bestand ontvangen: de opmaak wordt verwerkt” verschijnt. Naast de naam van uw bestand staat de vermelding “in verwerking”.

• Belangrijk: wacht tot de verwerking voltooid is voordat u opslaat. De verwerking is voltooid zodra de vermelding “in verwerking” verdwijnt. Dit kan enkele minuten duren. Wij danken u voor uw geduld.
• Klik daarna op de knop “Opslaan”.
• Het bericht “Contracten opgeslagen!” bevestigt dat uw contracten aan het einde van uw formulier geplaatst zijn.

De weergave van uw contracten controleren

Controleer na het opslaan wat uw cliënten aan het einde van uw formulier te zien krijgen.

• Open uw formulier, bijvoorbeeld via uw magische link of uw website.
• Scrol naar onderen in het formulier. Uw twee contracten verschijnen in een kader, boven de selectievakjes. Controleer of de tekst en de opmaak (titels, vetgedrukte tekst, opsommingstekens) correct zijn.

• Klik op de naam van een contract in de zin “Ik verklaar kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met…”. Het volledige contract wordt geopend: u kunt het lezen en als pdf downloaden, net zoals uw cliënt.

Tip: voer deze controle uit na elke nieuwe import en voor elke taal van uw formulier.

Een geïmporteerd contract wijzigen

De tekst van een geïmporteerde pdf kan niet in Symplicy worden aangepast. Wilt u hem wijzigen? Pas dan uw oorspronkelijke document aan, sla het opnieuw op als pdf en vervang het bestand: klik op het kruisje rechts van de bestandsnaam en importeer de nieuwe versie.

Methode 2: uw contracten manueel invoeren

Plakt of schrijft u de tekst liever zelf, of wilt u hem rechtstreeks in Symplicy kunnen aanpassen? Gebruik dan de teksteditor.

• Klik in het kader van het betreffende contract op “Manueel invoeren” (rechts van de knop “Pdf importeren”).
• Er opent een teksteditor. Stel uw contract op in deze editor of plak het erin.
  • Tip: kopieer de tekst rechtstreeks uit uw Word-document en plak hem in de editor. Bevat uw document tabellen? Verwijder ze dan voordat u de tekst plakt.
• In de editor:
  • vermeld de titel van de contracten niet;
  • plak geen tabellen.
• Klik op de knop “Opslaan” wanneer u klaar bent.
• Controleer vervolgens de weergave van uw contracten aan het einde van uw formulier (zie “De weergave van uw contracten controleren” hierboven).

Opmerking: enkel advocaten met beheerdersrechten kunnen de plaatsing van de contracten in het platform wijzigen.

Modelcontracten

Een model van algemene voorwaarden kunt u raadplegen en downloaden in Word-formaat via deze link: Modèle – Conditions générales intervention – Formulaire Symplicy.docx

Een model van beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens wordt zeer waarschijnlijk ter beschikking gesteld door uw Orde of uw balie.