Symplicy en Regmate werken samen om de KYC-verzameling en de antiwitwascontroles van advocatenkantoren te vereenvoudigen

Dankzij de integratie van het slimme formulier van Symplicy in Regmate, de antiwitwassoftware op maat van gereglementeerde beroepen, komen de identificatiegegevens van uw klanten (KYC) en hun bewijsstukken rechtstreeks in uw compliancedossier terecht.

De integratie beperkt het overtypen en het heen-en-weer dat nodig is om een KYC-dossier samen te stellen.

Daarna kunt u de screening starten, uw risicobeoordeling documenteren en op het einde van het jaar met een gerust hart de antiwitwasvragenlijst van uw balie of Orde invullen, op basis van betrouwbare gegevens die al bij de opening van het dossier verzameld werden.

Waarom wegen de antiwitwasverplichtingen zo zwaar op advocatenkantoren?

De waakzaamheidsverplichtingen bestaan niet zonder reden.

Maar in de dagelijkse praktijk steunen ze nog veel te vaak op e-mails, verspreide bijlagen, Excel-bestanden of Word-fiches.

Concreet moet een advocaat die onder de antiwitwaswetgeving valt:

• de identiteit identificeren en verifiëren van zijn klant, diens lasthebbers en uiteindelijke begunstigden;
• het risico beoordelen van elke klant en elke zakelijke relatie (individuele risicobeoordeling);
• nagaan of de klant geen onopgemerkte politiek prominente persoon (PPP) is en niet onder sancties of een bevriezing van tegoeden valt;
• het bewijs bewaren van al die controles, gedurende de volledige wettelijke termijn;
• verantwoording afleggen aan zijn toezichthouder (Orde, stafhouder of balie), onder meer via de jaarlijkse antiwitwasvragenlijst.

Elke stap vraagt dat u de juiste informatie op het juiste moment bij de klant verzamelt.

En net daar wringt het schoentje: gegevens controleren (klopt het btw-nummer? is de identiteitskaart nog geldig?), herinneringen sturen, ontbrekende stukken, onleesbare kopieën (wazige foto’s, bijvoorbeeld) en alles manueel overtypen in de compliancetool.

Dat zijn tijdrovende taken, zonder toegevoegde waarde en in de praktijk niet factureerbaar.

Bovendien kan één typfout het hele dossier verzwakken bij een controle.

Hoe werkt de integratie Symplicy × Regmate?

Het principe is eenvoudig en volgt dezelfde logica als onze succesvolle integraties met Kleos en Septeo Lawyer Solutions:

Symplicy maakt de verzameling vlotter; Regmate structureert en documenteert de compliancecontroles.

De integratie biedt kantoren een extra kanaal om gegevens te verzamelen, rechtstreeks gekoppeld aan hun complianceomgeving in Regmate:

1. Uw klant vult het slimme KYC-formulier van Symplicy in, dat u volledig naar uw wensen kunt instellen: voorwaardelijke vragen, stukken om op te laden, een GDPR-toestemming.
2. Symplicy structureert de gegevens, controleert of alles wat de klant invulde volledig is en kwalificeert zijn aanvraag (de opdracht die de klant u toevertrouwt) nog voor die bij u terechtkomt.
3. De gegevens en documenten komen automatisch in Regmate terecht: de klantenfiche en het KYC-dossier worden aangemaakt, klaar voor de screening en de risicoanalyse.

Resultaat: geen dubbele invoer meer, geen vergeten stukken meer, meer tijd voor de analyse.

Welke KYC-stukken verzamelt het formulier van Symplicy voor de antiwitwasverplichtingen?

Het formulier past zich aan het profiel van de klant aan en vraagt alleen wat nodig is.

De gevraagde informatie en stukken hangen af van het profiel van de klant, de opdracht en de instellingen die het kantoor kiest.

Deze lijst is indicatief.

De vragen worden afgestemd op het rechtsgebied, de opdracht, de structuur van de klant en het risiconiveau:

Al die gegevens komen in Regmate meteen op de juiste plaats terecht, met elk document gekoppeld aan de juiste fiche.

Wat doet de advocaat in Regmate zodra de gegevens binnen zijn?

Zodra Symplicy het KYC-dossier heeft aangevuld, staat de volledige kracht van Regmate tot uw dienst.

1. De screening starten met één klik

Regmate raadpleegt de databanken van Dow Jones om na te gaan of uw klant, zijn bestuurders of zijn uiteindelijke begunstigden op een sanctielijst staan, politiek prominente personen (PPP) zijn of in negatieve berichtgeving opduiken.

Omdat de identiteitsgegevens ongewijzigd worden doorgestuurd, zonder overtypen, beperkt de automatische overdracht de overschrijffouten in de gegevens die voor de screening gebruikt worden.

2. De risicobeoordeling van de klant documenteren

De risicomatrix van Regmate steunt op de verzamelde antwoorden: type klant, land, aard van de opdracht, herkomst van de fondsen. U kent een risiconiveau toe, past de gepaste waakzaamheidsmaatregelen toe (vereenvoudigd, standaard of verscherpt) en houdt een tijdgestempeld spoor bij van uw redenering.

3. De antiwitwasvragenlijst van uw balie of Orde invullen

Uw balie of Orde vraagt u, meestal jaarlijks, verantwoording af te leggen over uw antiwitwasbeleid: aantal klanten, risicoprofielen, PPP’s, risicolanden, toegepaste maatregelen.

Met Symplicy en Regmate zitten die cijfers al in uw tool. U hoeft het jaar niet meer te reconstrueren aan de hand van uw mailbox: u antwoordt op basis van gegevens die vooraf verzameld werden, op een coherente manier die u bij een controle kunt verantwoorden.

4. Klaar zijn voor een controle

Identiteitsbewijzen, uittreksels uit de UBO-registers, screeningresultaten en risicoanalyses worden gecentraliseerd en bewaard in Regmate, op een soevereine cloudhosting.

U vindt het bewijs van elke controle in enkele seconden terug.

Wat de teams ervan zeggen

“Onze klanten-advocaten zeiden het ons al lang: de antiwitwascompliance begint bij het verzamelen van de juiste informatie, en daar verliezen ze de meeste tijd. Met Regmate koppelen we ons formulier aan een compliancetool die ontwikkeld werd door en voor gereglementeerde beroepen. De advocaat krijgt een volledig KYC-dossier en hoeft enkel nog te analyseren.” Adrien Dumonceaux, CEO en medeoprichter van Symplicy.

“Regmate structureert de waakzaamheid, Symplicy structureert de verzameling die eraan voorafgaat. Doordat er niets meer overgetypt moet worden, maakt deze integratie de screening en de risicoanalyse betrouwbaarder en kunnen advocaten hun jaarlijkse vragenlijst zonder stress voorbereiden.” Jérôme Lee, CEO van Regmate.

FAQ: KYC en witwaspreventie voor advocaten

Wat betekent KYC voor een advocaat?

KYC (Know Your Customer) omvat alle controles om de klant, zijn lasthebbers en zijn uiteindelijke begunstigden te identificeren en hun identiteit te verifiëren. Voor een advocaat die onder de antiwitwaswetgeving valt, is dat een wettelijke verplichting nog voor de zakelijke relatie van start gaat.

WG/FT, LBC/FT, LCB-FT, AML/CFT: wat is het verschil?

Inhoudelijk geen. Al die afkortingen verwijzen naar de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. In Vlaanderen spreekt men van WG/FT, in het Frans van LBC/FT (België en Luxemburg) of LCB-FT (Frankrijk), en internationaal van AML/CFT (Anti-Money Laundering / Countering the Financing of Terrorism).

Wanneer valt een advocaat onder de antiwitwaswetgeving?

Een advocaat valt niet voor al zijn activiteiten onder de antiwitwasverplichtingen.

Dat is wel het geval wanneer hij zijn klant bijstaat bij de voorbereiding of uitvoering van bepaalde verrichtingen, of wanneer hij in naam en voor rekening van zijn klant optreedt bij een financiële of vastgoedtransactie.

Deze lijst komt uit de Europese richtlijn en is, met enkele nuances, terug te vinden in België, Frankrijk en Luxemburg:

Welke documenten vraagt u aan een klant in het kader van de witwaspreventie?

Voor een natuurlijke persoon: een geldig identiteitsbewijs en informatie over zijn beroep en zijn PPP-status. Voor een vennootschap: haar statuten, een uittreksel uit het handelsregister (KBO, Kbis of RCS), een uittreksel uit het register van uiteindelijke begunstigden (UBO-register of RBE) en de identiteit van haar bestuurders. Afhankelijk van het risico komen daar bewijsstukken over de herkomst van de fondsen bij.

Wat is een PPP- en sanctiescreening?

Het gaat erom na te gaan of iemand mogelijk een politiek prominente persoon is en te zoeken naar mogelijke treffers op sanctielijsten, zodat u de gepaste waakzaamheidsmaatregelen kunt bepalen.

Regmate voert die controle uit op de databanken van Dow Jones.

Hoe bereidt u de jaarlijkse antiwitwasvragenlijst van uw balie of Orde voor?

Door het hele jaar door de KYC-gegevens, screeningresultaten en risicoanalyses van elke klant centraal bij te houden.

Met Symplicy en Regmate worden die gegevens verzameld bij de opening van het dossier en blijven ze beschikbaar wanneer u de vragenlijst invult.

Hebt u kantoorsoftware nodig om de integratie te gebruiken?

Nee. De integratie Symplicy × Regmate werkt op zichzelf. Ze kan ook een aanvulling zijn op onze integraties met Kleos of Septeo Lawyer Solutions voor het beheer van uw dossiers.

Een antiwitwasprocedure invoeren op uw kantoor: de vijf stappen

Een integratie vervangt geen procedure.

Ze maakt ze wel eenvoudiger om te volgen.

Dit zijn de vijf stappen van een procedure ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, afgestemd op een advocatenkantoor, met telkens wat de flow Symplicy × Regmate voor u opneemt.

Doorheen het hele dossier blijft één vraag centraal:

“Word ik door mijn klant gebruikt om geld wit te wassen of terrorisme te financieren?”

Het juiste moment om die vraag te stellen: zodra u de KYC-klantenfiche ontvangt, nog voor u een zakelijke relatie aangaat.

Stap 1: de informatie en stukken verzamelen

Het doel is tweeledig: de klant identificeren (en, waar van toepassing, zijn lasthebbers en uiteindelijke begunstigden) en de opdracht begrijpen die hij u toevertrouwt.

Met Symplicy vult de klant het KYC-formulier zelf in en voegt hij zijn stukken toe.

Het formulier past zijn vragen aan het profiel aan (natuurlijke persoon of rechtspersoon) en kan pas verzonden worden als alle verplichte stukken zijn opgeladen.

De gegevens en documenten gaan vervolgens naar Regmate, waar de klantenfiche en het KYC-dossier worden aangemaakt.

Stap 2: nagaan of u voor dit dossier onder de wetgeving valt

Stel uzelf twee vragen:

• Sta ik mijn klant bij in een verrichting die onder de WG/FT-regelgeving valt?
• Treed ik voor rekening van mijn klant op in een financiële of vastgoedtransactie?

Is het antwoord op een van beide vragen ja, dan valt u onder de wetgeving voor deze opdracht.

De tabel hoger in dit artikel geeft concrete voorbeelden.

Omdat het formulier van Symplicy de opdracht al bij de aanvraag kwalificeert, kunt u die vraag beantwoorden nog voor de eerste afspraak.

Tip: valt een dossier onder de wetgeving, kleef dan een sticker op het papieren dossier of geef het elektronische dossier een specifiek label.

In Regmate kan het dossier als onderworpen gemarkeerd worden, wat de sticker op het papieren dossier vervangt.

Stap 3: het risico van de klant beoordelen

Voer, op basis van de algemene risicobeoordeling van uw kantoor, de individuele risicobeoordeling van de klant uit:

• Verifieer zijn identiteit en zoek zijn naam en die van zijn uiteindelijke begunstigden op in de sanctielijsten en de lijsten van politiek prominente personen.
• Ga na of er negatieve berichtgeving bestaat.
• Vergelijk de ontvangen stukken met de openbare registers (UBO-register of RBE) en let op elke tegenstrijdigheid tussen wat de klant verklaart en wat u zelf vindt.

In Regmate loopt de screening via de databanken van Dow Jones, op basis van de identiteitsgegevens die Symplicy doorstuurt, zonder overtypen.

De risicomatrix stelt vervolgens een risiconiveau voor dat u bevestigt of bijstuurt, met een tijdgestempeld spoor van uw redenering.

Stap 4: een vermoeden melden indien nodig

Bij een vermoeden wendt de advocaat zich niet rechtstreeks tot de Cel voor Financiële Informatieverwerking: zijn melding verloopt via de stafhouder, die nagaat of het beroepsgeheim gerespecteerd wordt voor hij ze doorstuurt.

De screeningresultaten en de risicoanalyse die in Regmate bewaard worden, vormen het dossier waarop u uw beslissing om al dan niet te melden baseert.

Stap 5: de bewijzen bewaren

Bewaar de identificatiegegevens van de klant, zijn lasthebbers en zijn uiteindelijke begunstigden, de kopieën van de stukken en het resultaat van de raadplegingen van registers, en de documenten over de uitgevoerde verrichtingen.

Regmate centraliseert al die elementen op een soevereine cloudhosting, zodat het bewijs van elke controle beschikbaar blijft wanneer uw Orde of balie een controle uitvoert.

Aandachtspunten

• Deze vijf stappen vormen een algemene basis. Ze moeten afgestemd worden op uw praktijk en ingebed worden in uw interne procedures.
• Uw Orde of balie stelt praktische hulpmiddelen ter beschikking: checklists, risicobeoordelingsrasters, modellen van meldingen.
• Regelmatige opleiding blijft onmisbaar.

Referentieteksten

Deze teksten zetten Richtlijn (EU) 2015/849 om, waarvan artikel 2, lid 1, punt 3, b) bepaalt welke activiteiten van advocaten onder de antiwitwasregels vallen.

Koppel uw KYC-formulier van Symplicy aan Regmate

Verlies geen tijd meer met het overtypen van identiteitsbewijzen en UBO-uittreksels in uw compliancetool: automatiseer die stap!

Houd alle gegevens centraal bij, zodat u uw KYC-dossiers vlot opvolgt en controles gemakkelijker voorbereidt.

U kunt vandaag nog uw formulier van Symplicy aan Regmate koppelen.

En vooral: u staat er niet alleen voor. We helpen u graag om uw KYC-formulier in te stellen en het maximum uit de integratie te halen.

Neem contact op met ons team om te weten hoe u de integratie activeert!