Heroverweeg uw contactformulier om tijd en geld te besparen

Waarom heb ik een contactformulier nodig voor mijn advocatenkantoor?

Een contactformulier is een vragenlijst die u aan een klant of potentiële klant verstrekt…

• via uw sociale media,
• via uw visitekaartje,
• in een e-mail,
• in een SMS, WhatsApp-bericht,
• via een blogartikel of juridisch nieuws,
• op uw website als u er een heeft.

Het helpt u tijd te besparen; de bespaarde tijd kan worden besteed aan uw privéleven of aan het nog meer opbouwen van dossiers om uw omzet te verhogen.

Volgens ons rapport onder een vijftigtal advocaten kan het contactformulier u bij elke dossieropbouw ten minste een uur tijd besparen.

Het contactformulier stelt u in staat om…

• Relevante verzoeken te filteren:
  Voordat u een zaak aanvaardt, kunt u uw werklast inschatten, controleren of er geen belangenconflicten zijn en of de kwestie binnen uw competentiegebied valt.
• Een reeks terugkerende, administratieve en overbodige taken te automatiseren:
  Alle nuttige informatie (dagvaarding, informatie over witwassen, enz.) wordt verzameld om uw werk snel te kunnen starten. Dag e-mails en telefoongesprekken met uw klant.

7 tips om uw contactformulier efficiënt en slim te maken

1. Stel verplichte vragen
2. Stel beknopte vragen die om korte antwoorden vragen
3. Vereenvoudig uw vragen
4. Houd u aan de regels voor persoonlijke gegevens
5. Maak uw formulier toegankelijk
6. Maak uw formulier dynamisch
7. Geef een bedankbericht

1. Stel verplichte vragen

Stel alleen nodige vragen om snel aan uw werk te beginnen.
Vermijd overbodige vragen: als de vraag niet verplicht is, moet deze niet in uw formulier staan.

Voorbeeld van een verplichte vraag in geval van ontslag door een werkgever: “Heeft de werknemer een opzegtermijn gekregen?”

2. Stel gesloten vragen

U moet uw klant begeleiden bij het formuleren van zijn verzoek.
Uw klanten hebben moeite om hun ideeën te verzamelen en duidelijke en beknopte antwoorden te formuleren. Stel gesloten vragen met aanvinkbare antwoorden of open vragen die korte antwoorden verwachten.

Voorbeeld van een vraag in geval van voortijdige beëindiging van een huurovereenkomst door de verhuurder: “Heeft u een PEB-certificaat? Ja · Nee”

3. Vereenvoudig uw woordenschat

Het wordt aanbevolen om vragen te stellen en termen te gebruiken die begrijpelijk zijn voor uw klanten.
Als u een juridische of technische term moet gebruiken, is het belangrijk om deze uit te leggen of een voorbeeld te geven.

Voorbeeld: In een formulier voor het indienen van een aanvraag voor tweedelijns juridische hulp wordt aanbevolen om de term “laatste belastingaangifte” te gebruiken in plaats van “laatste kennisgeving van aanslag”.

4. Voldoen aan de regels voor persoonsgegevens

Wanneer de persoon uw formulier invult en indient, is het belangrijk om toestemming te krijgen voor het gebruik van zijn persoonsgegevens.
Uw formulier voor het verzamelen van persoonsgegevens moet daarom een ​​aanvinkvakje bevatten. Door het vakje aan te vinken, geeft de persoon toestemming.

Als het vakje niet is aangevinkt, kan het formulier niet worden verzonden.

Het is ook verstandig om uw honorariumovereenkomst duidelijk te onderscheiden van uw beleid voor de verwerking van persoonsgegevens.

5. Maak uw formulier toegankelijk

Maak het uw klanten gemakkelijk om uw formulier te vinden: plaats het op uw website, deel het op sociale media, op uw blogartikelen…
Voorbeeld: Op LinkedIn wilt u uw blogartikel delen. In uw post kunt u de lezer uitnodigen om contact met u op te nemen door een formulier in te vullen dat is afgestemd op het onderwerp van het blogartikel.

6. Maak uw formulier dynamisch

Als een rechtzoekende contact met u wil opnemen, is het belangrijk dat uw contactformulier hem vraagt ​​om zijn probleem in zijn eigen woorden uit te leggen.
Zijn verzoek wordt dan geanalyseerd om zijn probleem te identificeren en het formulier zal hem aangepaste vragen stellen zodat u een volledig verzoek ontvangt met alle benodigde informatie.

Voorbeeld: Afhankelijk van het antwoord van uw klant op een hoofdvraag worden relevante subvragen gesteld zodat ze hun verzoek correct kunnen specificeren.

7. Bedank uw klant

Uw formulier moet een bevestiging van verzending bevatten en een dankwoord.
Dit bericht stelt uw klant gerust dat zijn verzoek correct is afgehandeld en dat er geen technische problemen waren bij het verzenden.

Voorbeeld van afsluitende boodschap: “Bedankt. Uw verzoek is succesvol verzonden. We zullen snel contact met u opnemen.”

Ontdek Symplicy

Ons vereenvoudigde contactformulier stelt u in staat om de essentiële informatie van uw klanten te verzamelen en tijd te besparen voor uw privéleven.