Bescherming persoonsgegevens

De originele versie van de Bescherming persoonsgegevens is in het Frans. Elke vertaalde versie is alleen voor uw gemak en ter informatie. In geval van geschillen is de Frans tekst doorslaggevend.

Inleiding:

Wij zijn een Belgische start-up met als doel het recht toegankelijker en begrijpelijker te maken voor iedereen.

Wij zijn actief in België en respecteren dus de Belgische en Europese wetgeving.

Wij hechten veel belang aan de bescherming van de Persoonsgegevens van onze gebruikers en aan het gebruik van cookies.

Vanaf de oprichting van de start-up Symplicy handelen wij proactief en preventief bij de verwerking van Persoonsgegevens. Ons register van de verwerkingen van Persoonsgegevens is op eenvoudig verzoek beschikbaar.

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. U hebt controle over uw gegevens.

Dit Beleid inzake Persoonsgegevens legt uit hoe wij Persoonsgegevens beheren en toont u de keuzes die u in dat verband hebt.

De woorden met hoofdletter die in dit Beleid inzake Persoonsgegevens worden gebruikt, maar niet worden gedefinieerd, hebben de betekenis die eraan wordt gegeven in de Algemene Servicevoorwaarden (van toepassing op Advocaten) of in de Algemene Gebruiksvoorwaarden (van toepassing op Rechtzoekenden).

Door u te abonneren op of gebruik te maken van onze Diensten, verklaart u dat u kennis hebt genomen van ons Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens en aanvaardt u dit uitdrukkelijk.

Welke Persoonsgegevens verwerken en verzamelen wij? Wat is de rechtsgrond voor de verwerking? Hoelang worden uw Persoonsgegevens bewaard?

U neemt contact met ons op

Als u contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, formulier, onze afsprakenmodule Calendly en/of berichten via onze Facebook-, Instagram-, LinkedIn-, Twitter- of YouTube-pagina’s, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw telefoonnummer.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw vraag.

voor de volgende doeleinden:

  • Antwoorden op uw vraag of uw contactname.
  • Antwoorden op uw vraag met betrekking tot de uitoefening van uw rechten inzake Persoonsgegevens.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang dat wij nastreven.

Vanaf het moment dat u ons een bericht of e-mail stuurt, of een afspraak maakt, is het nodig uw Persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken om op uw vraag te kunnen antwoorden.

Deze Persoonsgegevens die wij verwerken, verkrijgen wij rechtstreeks van u.

Deze verzamelde Persoonsgegevens worden twee jaar bewaard.

U gebruikt onze Software die is geïnstalleerd op de website van een Advocaat

Symplicy heeft Software ontwikkeld die gedeeltelijk op de websites van Advocaten wordt geïnstalleerd. Deze Software stelt u in staat in contact te treden met uw Advocaat. Dit contact vindt plaats met behulp van Formulieren. Wanneer u dus onze Software gebruikt om uw Advocaat te contacteren, wordt u verzocht een Formulier in te vullen.

In de interface van onze Software, als u een Formulier invult en op de knop “Verzenden” klikt, worden uw antwoorden rechtstreeks naar de mailbox van de Advocaat gestuurd. Uw antwoorden zijn ook beschikbaar in de Persoonlijke ruimte van de Advocaat.

In de interface van onze Software, als u een Formulier invult en verzendt, verwerken en verzamelen wij:

  • De antwoorden die u in dit Formulier invult:
    • Uw naam.
    • Uw voornaam.
    • Uw telefoonnummer.
    • Uw e-mailadres.
    • De inhoud van uw vraag aan de Advocaat.

voor de volgende doeleinden:

  • Uw antwoorden uit het Formulier aan de Advocaat overbrengen.
  • U een ontvangstbevestiging sturen naar uw e-mailadres. Deze ontvangstbevestiging bevestigt dat uw vraag naar het e-mailadres van de Advocaat is verzonden.
  • De Advocaat contacteren om te controleren of hij uw vraag, het door u ingevulde Formulier, goed heeft ontvangen.
  • Het Formulier, uw vraag opnieuw naar de Advocaat sturen indien hij deze niet heeft ontvangen.
  • Een zoekopdracht naar gerechtelijke uitspraken en naar voorbeelddocumenten uitvoeren.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent. Door het formulier te verzenden en een daartoe voorziene checkbox aan te vinken, aanvaardt u onze Algemene Gebruiksvoorwaarden. De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is onmisbaar voor de uitvoering van onze Algemene Gebruiksvoorwaarden.

Deze Persoonsgegevens die wij verwerken, verkrijgen wij rechtstreeks van u.

Wij bewaren uw via de Formulieren verzamelde Persoonsgegevens tot de dag waarop de Advocaat zijn abonnement heeft opgezegd.

Installatie van onze Software en aanmaak van onze Advocatenlijst

In het kader van de installatie van onze Software op de website van de Advocaat, het gebruik van onze Software door de Advocaat en het online zetten van onze Advocatenlijst, verwerken en verzamelen wij:

  • Naam van de Advocaat.
  • Voornaam van de Advocaat.
  • Ondernemingsnummer van de Advocaat.
  • Het btw-nummer van de Advocaat.
  • Telefoonnummer van de Advocaat.
  • Foto van de Advocaat.
  • Foto van het advocatenkantoor.
  • Adres van het advocatenkantoor.
  • E-mailadres van de Advocaat.
  • Taal die de Advocaat spreekt.
  • Structuur van het advocatenkantoor.
  • Competenties van de Advocaat.
  • Bankrekeningnummers van de Advocaat.
  • Link naar de sociale netwerken van de Advocaat.
  • Link naar de website van de Advocaat.
  • Uitgesproken vonnissen of arresten door de Advocaat gepleit. De uitspraken bevatten Persoonsgegevens.
  • Voorbeelddocumenten van de Advocaat. Deze Voorbeelddocumenten bevatten Persoonsgegevens.

voor de volgende doeleinden:

  • De uitoefening van onze Diensten te waarborgen.
  • De vraag, het Formulier van de Rechtzoekende aan de Advocaat door te geven.
  • De Advocaat in staat te stellen contact op te nemen met de Rechtzoekende.
  • Onze prospectie en onze visuele presentaties bij Advocaten uit te voeren.
  • De communicatie met de Advocaat te waarborgen.
  • De Advocaat per e-mail of telefoon te contacteren om zich ervan te vergewissen dat hij de vraag, het Formulier van de Rechtzoekende goed heeft ontvangen.
  • Het online zetten, de publicatie van het Advocatenprofiel op trouveunavocat.be alsook de indexering ervan te waarborgen.
  • Onze verschillende contracten met de Advocaten op te stellen.
  • De boekhouding van onze Diensten met de Advocaten te waarborgen.
  • Over te gaan tot facturatie van onze Diensten en de inning ervan.
  • Via de Persoonlijke ruimte gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten te communiceren.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op een contractuele verplichting.

Deze Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig om de beoogde doelstellingen te bereiken.

Zij worden uit onze database verwijderd zodra zij niet meer noodzakelijk zijn voor het beoogde doel of indien de Advocaat op geldige wijze zijn recht op verwijdering heeft uitgeoefend.

Een Advocaat kan beslissen deze Persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of ze definitief te verwijderen uit onze database.

Wij nodigen u uit om in deze tekst de volgende punten te lezen:

  • Wat zijn uw rechten inzake de bescherming van Persoonsgegevens?
  • Hoe kunt u deze uitoefenen?

Publicatie en onlineverspreiding van gerechtelijke uitspraken of Voorbeelddocumenten

Wanneer een Advocaat wordt gecontacteerd door een Rechtzoekende via een Formulier, bezorgen wij de Advocaat gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten.

De Advocaat heeft eveneens de mogelijkheid om via zijn Persoonlijke ruimte een zoekopdracht naar gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten uit te voeren.

De Voorbeelddocumenten worden ons bezorgd door Advocaten.

De gerechtelijke uitspraken worden ons bezorgd door Advocaten of komen uit openbare databanken die gedekt worden door een royaltyvrije licentie.

De Advocaten importeren hun Voorbeelddocumenten en/of gerechtelijke uitspraken via hun Persoonlijke ruimte.

Wij verspreiden dus via onze Software gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten, die daardoor mogelijks Persoonsgegevens bevatten.

De verzameling en verwerking van gerechtelijke uitspraken uit openbare databanken is gebaseerd op:

  • Ons gerechtvaardigd belang om openbare informatie te hergebruiken.
  • Het beantwoorden aan het gerechtvaardigde belang van het publiek om informatie te verkrijgen over de uitspraken van rechtscolleges (vrijheid van meningsuiting en recht op informatie).
  • Ons gerechtvaardigd belang om een educatief doel te vervullen.

De verzameling en verwerking van gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten uit privédatabanken van Advocaten is gebaseerd op een contractuele grondslag.

Via zijn Persoonlijke ruimte, als de Advocaat in “Privé”-modus gerechtelijke uitspraken of Voorbeelddocumenten importeert, hebben wij er technisch voor gekozen geen pseudonimisering toe te passen. Wij verwerken en bewaren de in de gerechtelijke uitspraken of Voorbeelddocumenten aanwezige Persoonsgegevens tot de dag waarop de Advocaat zijn abonnement heeft opgezegd.

Via zijn Persoonlijke ruimte, als de Advocaat in “Publiek”-modus gerechtelijke uitspraken of Voorbeelddocumenten importeert, hebben wij er technisch voor gekozen om te werken met een pseudonimisering door middel van willekeurige letters, in plaats van initialen, om de effectiviteit van de toegepaste pseudonimisering te waarborgen.

Dit betekent dat de letters die u aantreft op de plaats van de naam van personen niet de initialen van deze personen zijn.

De identificatiesleutels zijn volledig verwijderd en worden niet bewaard.

Als u uitspraken vindt waarin de namen van juridische professionals, rechtspersonen of namen van rechtzoekenden niet zijn gepseudonimiseerd, kunt u ons de link van deze uitspraken bezorgen zodat wij een rechtzetting kunnen doorvoeren.

De uitspraken van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens worden niet gepseudonimiseerd, overeenkomstig de artikelen 33 en 47 van het Reglement van het Hof.

Wij hebben als doel om:

  • Het recht toegankelijker en begrijpelijker te maken.
  • De toegang tot juridische informatie te vereenvoudigen.
  • Het delen van gerechtelijke uitspraken te bevorderen. Wij zijn van mening dat gerechtelijke uitspraken te weinig gedeeld, gepubliceerd en toegankelijk zijn voor advocaten.
  • Juridische informatie te verspreiden.

U bezoekt de accounts, pagina’s van onze verschillende sociale netwerken

Door onze pagina’s en accounts op sociale netwerken te raadplegen, verwerken wij gezamenlijk met het sociale netwerk uw Persoonsgegevens met het oog op:

  • Het verbeteren van het advertentiesysteem van het sociale netwerk.
  • Het verkrijgen van statistieken over het bereik van de pagina en het account.
  • Het uitvoeren van onze reclamecampagnes op de sociale netwerken.
  • Het correct promoten van onze pagina.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om statistieken over de bezoekers van de pagina en het account te verkrijgen.

De publiekstatistieken die door het sociale netwerk worden opgesteld, worden ons alleen in geanonimiseerde vorm bezorgd. Deze geanonimiseerde gegevens worden verwerkt zolang het account en de pagina bestaan. Wij gebruiken de volgende sociale netwerken: Facebook, Instagram, YouTube, Twitter en LinkedIn.

U neemt deel aan een van onze evenementen of aan een van onze opleidingen

Door deel te nemen aan ons evenement of onze opleiding, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw e-mailadres.

voor de volgende doeleinden:

  • Uw inschrijving te bevestigen.
  • Ons evenement of onze opleiding te organiseren.

De verwerking van uw Persoonsgegevens is onmisbaar voor de uitvoering van het contract dat ons bindt in het kader van het evenement of de opleiding waarvoor u zich hebt ingeschreven en waaraan u deelneemt.

Deze Persoonsgegevens die wij verwerken, verkrijgen wij rechtstreeks van u.

Wij bewaren uw Persoonsgegevens gedurende twee jaar.

Als Symplicy het evenement of de opleiding co-organiseert met een organisatie of een onderneming die onafhankelijk is van Symplicy, kunnen wij uw Persoonsgegevens delen met deze partner.

U schrijft zich in op onze nieuwsbrief

Door u in te schrijven op onze nieuwsbrief, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw voornaam.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw telefoonnummer.

voor de volgende doeleinden:

  • U elektronische nieuwsbrieven te bezorgen.
  • U te contacteren voor de promotie van onze volgende evenementen of opleidingen.
  • Een occasioneel contact met u tot stand te brengen over onze Diensten.

De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming. Deze toestemming wordt verkregen wanneer u een daartoe voorziene checkbox aanvinkt.

Deze Persoonsgegevens die wij verwerken, verkrijgen wij rechtstreeks van u.

Wij bewaren uw Persoonsgegevens totdat u een einde maakt aan deze dienst.

U dient uw kandidatuur in

Als u ons uw kandidatuur bezorgt, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw cv.
  • Uw motivatiebrief.

ten einde de mogelijkheid van een toekomstige contractuele relatie te evalueren.

Deze Persoonsgegevens komen rechtstreeks van u. De verwerking en verzameling van deze Persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te rekruteren.

Deze Persoonsgegevens worden verwijderd binnen twee maanden na afloop van de selectieprocedure.

U handelt met ons als verwerker of leverancier

Als u een van onze verwerkers of een van onze leveranciers bent, verwerken en verzamelen wij:

  • Uw naam.
  • Uw postadres.
  • Uw e-mailadres.
  • Uw telefoonnummer.
  • Uw btw- en/of KBO-nummer.
  • Uw bankrekeningnummer.

om onze wettelijke verplichtingen uit het Wetboek van economisch recht op fiscaal en boekhoudkundig vlak en de uitvoering van het contract na te komen.

De bewaartermijn is 7 jaar vanaf het jaar waarin de leverancier of de verwerker boekhoudkundig werd geregistreerd. Deze gegevens zijn rechtstreeks afkomstig van onze leverancier of verwerker.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de besloten vennootschap Symplicy, vertegenwoordigd door haar bestuurders, te weten Adrien Dumonceaux, Simon Genin, Shervin Sardari, Gwenaël Bierlier en Romain Dubay. De maatschappelijke zetel van Symplicy bevindt zich in de Chemin du Cyclotron nummer 6, 1348 Ottignies-Louvain-la-Neuve.

In het kader van een van onze Diensten verwerken wij uw Persoonsgegevens in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, dat wil zeggen de entiteit die de doeleinden en de middelen van de verwerkingen bepaalt.

Wie heeft toegang tot uw Persoonsgegevens?

De volgende categorieën ontvangers kunnen bepaalde van uw Persoonsgegevens ontvangen of er toegang toe hebben (enkel als het nodig is voor de uitvoering van hun opdracht):

  • De verwerkingsverantwoordelijke.
  • De freelancers of werknemers die instaan voor customer success hebben toegang tot de persoonsgegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van de klanten (natuurlijke personen) of de vertegenwoordigers van klanten (rechtspersonen) alsook tot de Persoonsgegevens die vervat zijn in de documenten die in het kader van de Dienst werden opgesteld (die Persoonsgegevens kunnen bevatten met betrekking tot andere betrokken personen).
  • De freelancers of werknemers die instaan voor de zakelijke ontwikkeling hebben toegang tot de persoonsgegevens, professionele identificatiegegevens en contactgegevens van onze klanten (natuurlijke personen), van de vertegenwoordigers van onze klanten (rechtspersonen) en van de vertegenwoordigers van onze leveranciers, uitsluitend in het kader van ons zakelijk beheer en het beheer van onze leveranciers.
  • Onze juridische adviseurs en advocaten hebben toegang tot bepaalde Persoonsgegevens van betrokkenen in het kader van herstructureringsoperaties of geschillen.
  • Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw Persoonsgegevens toe aan verwerkers, uitsluitend voor zover dat nodig is voor de uitvoering van hun opdrachten en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens.
  • In het geval van een bedrijfsherstructurering (bijvoorbeeld een fusie- of overnameoperatie of een financiering), kunnen wij bepaalde Persoonsgegevens over een beperkt aantal vertegenwoordigers van klanten (rechtspersonen) doorsturen naar een derde partij die betrokken is bij de transactie (bijvoorbeeld een koper of een investeerder), in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van Persoonsgegevens.
  • Aan de fiscale en sociale administraties om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Hoe delen wij uw gegevens met onze verwerkers?

Wij vertrouwen de verwerking van sommige van uw Persoonsgegevens toe aan verwerkers.

Om volledig transparant te zijn, geeft Symplicy de lijst van haar verwerkers:

  • Aws Amazon
    • Het doel is de hosting van haar websites, software en databanken.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in Europa. De gegevens worden eveneens doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. De verwerkersovereenkomst met Amazon is beschikbaar via hier.
  • OVH
    • Het doel is de registratie van haar domeinnamen.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in Europa. De verwerkersovereenkomst met OVH is beschikbaar via hier.
  • Postmark
    • De doeleinden zijn:
      • Het veilig verzenden van de vraag, het Formulier naar het e-mailadres van de Advocaat.
      • Het veilig verzenden van een kopie van de vraag, het Formulier naar het e-mailadres van de Rechtzoekende.
    • Voor meer informatie over de beveiliging en de gebruikte versleutelingsmethode, nodigen wij u uit de gids van Postmark te lezen. Deze gids is beschikbaar via hier.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in de Verenigde Staten. De gegevens worden dus doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. De verwerkersovereenkomst met Postmark is beschikbaar via hier.
    • Postmark verbindt zich ertoe de AVG na te leven. U kunt het door Postmark ingevoerde beleid betreffende de naleving van de AVG raadplegen door te klikken hier.
  • OpenAI
    • Het doel is om onze Dienst voor het zoeken naar gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten te verbeteren.
    • Wij gebruiken de technologieën van OpenAI om automatisch trefwoorden en samenvattingen van gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten te genereren.
    • Wij gebruiken de technologieën van OpenAI om gerechtelijke uitspraken en/of Voorbeelddocumenten te anonimiseren/pseudonimiseren.
    • Het gebruik van de technologieën van OpenAI door Symplicy gebeurt via een API. Deze API wordt beschikbaar gesteld door OpenAI. OpenAI zal de door Symplicy via haar API ingediende gegevens niet gebruiken om haar modellen te trainen of te verbeteren. Alle via de API van OpenAI verstuurde gegevens worden maximaal 30 dagen bewaard, waarna ze worden verwijderd. Voor meer informatie over het gebruik van gegevens door OpenAI via haar API, kunt u de volgende pagina raadplegen: https://openai.com/policies/api-data-usage-policies.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Deze standaardcontractbepalingen zijn beschikbaar via hier.
  • Google Ads, Analytics en Tag Manager.
    • De doeleinden:
      • Het analyseren van de bezoekersaantallen van haar Diensten
      • Het uitvoeren van reclamecampagnes op het Google-netwerk. Deze webanalysedienst van Google volgt het verkeer op een website. Google gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van de Diensten te volgen en te monitoren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Google-diensten. Google kan de verzamelde gegevens gebruiken om de advertenties van zijn eigen advertentienetwerk te contextualiseren en te personaliseren.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Deze standaardcontractbepalingen zijn beschikbaar: Google Ads Data Processing Terms en Google Measurement Controller-Controller Data Protection Terms.
  • Google Maps
    • Het doel is de implementatie van API’s: API Place details, API Autocomplete, API Maps. Deze API’s maken het mogelijk een gebruiker via zijn browser te geolokaliseren, zodat hij advocaten in zijn buurt kan vinden.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Deze standaardcontractbepalingen zijn beschikbaar via hier.
  • Google Dialogflow
    • Het doel is om onze persoonlijke assistent, Harvey, te laten functioneren in de Facebook-messaging.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die zijn gevestigd in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Deze standaardcontractbepalingen zijn beschikbaar via hier.
  • Microsoft Office 365
    • De doeleinden zijn:
      • Het aanmaken en hosten van tekstdocumenten, tabellen, presentaties.
      • Hosting van de e-mails van Symplicy.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in Europa. De gegevens worden ook doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. De verwerkersovereenkomst met Microsoft is beschikbaar via hier.
  • Facebook
    • De doeleinden zijn:
      • Het ontvangen en beantwoorden van berichten via de Facebook- en Instagrampagina’s en -accounts.
      • Het lanceren van reclamecampagnes op Facebook en Instagram.
      • Het analyseren van de bezoekersaantallen van de pagina’s en de accounts. Deze analysesoftware van de Facebook-groep gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van de diensten te volgen en te monitoren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Facebook-diensten. Facebook kan de verzamelde gegevens gebruiken om de advertenties van zijn eigen advertentienetwerk te contextualiseren en te personaliseren.
      • Het installeren van onze persoonlijke assistent, Harvey, op het Facebook-platform.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. De verwerkersovereenkomst met Facebook is beschikbaar via hier.
  • LinkedIn
    • De doeleinden zijn:
      • Het ontvangen en beantwoorden van berichten via de LinkedIn-pagina’s en -accounts.
      • Reclamecampagnes lanceren op LinkedIn.
      • De bezoekersaantallen van de pagina’s en de accounts analyseren. Deze analyseservice die wordt aangeboden door LinkedIn gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van de diensten te volgen en te monitoren. Deze gegevens worden gedeeld met andere LinkedIn-diensten. LinkedIn kan de verzamelde gegevens gebruiken om de advertenties van zijn eigen advertentienetwerk te contextualiseren en te personaliseren.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. De verwerkersovereenkomst met LinkedIn is beschikbaar via hier.
  • Twitter
    • De doeleinden zijn:
      • Het ontvangen en beantwoorden van berichten via de Twitter-pagina’s en -accounts.
      • Reclamecampagnes lanceren op Twitter.
      • De bezoekersaantallen van de pagina’s en de accounts analyseren. Deze analysesoftware die wordt aangeboden door Twitter gebruikt de verzamelde gegevens om het gebruik van de diensten te volgen en te monitoren. Deze gegevens worden gedeeld met andere Twitter-diensten. Twitter kan de verzamelde gegevens gebruiken om de advertenties van zijn eigen advertentienetwerk te contextualiseren en te personaliseren.
    • De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Onze verwerkersovereenkomst met Twitter is beschikbaar via hier.
  • Boekhouder Crapanzano
    • De doeleinden zijn:
      • Het bijhouden van een boekhouding van onze activiteit.
      • Het respecteren van de fiscale en sociale verplichtingen.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in België.
  • CBC Banque Belgique
    • De doeleinden zijn:
      • Het bijhouden van de bankrekening.
      • Het uitvoeren en ontvangen van betalingen.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in Europa. Het Beleid inzake bescherming van Persoonsgegevens van CBC Banque is beschikbaar via hier.
  • Calendly
    • Het doel is de mogelijkheid tot het maken van afspraken.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in de Verenigde Staten. De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die zijn gevestigd in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Het Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens van Calendly is beschikbaar via hier.
  • Asana
    • De doeleinden zijn:
      • Het organiseren van ons teamwerk.
      • Interne communicatie.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in de Verenigde Staten. De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. De verwerkersovereenkomst met Asana is beschikbaar via hier.
  • HubSpot
    • Het doel is het beheren van de relatie met de klant of de potentiële klant.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in de Verenigde Staten. De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die zijn gevestigd in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Onze verwerkersovereenkomst met HubSpot is beschikbaar via hier.
  • Stripe
    • Het doel is het beheren van de relatie met onze klant of potentiële klant voor het verzenden van onze Offertes en het factureren van onze Diensten.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in Europa. De gegevens worden ook doorgestuurd naar verwerkers die gevestigd zijn in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Deze doorgifte is geregeld door middel van standaardcontractbepalingen. Onze verwerkersovereenkomst met Stripe is beschikbaar via hier.
  • Billit
    • Het doel is het beheren van de relatie met onze klant of onze potentiële klant voor het verzenden van onze Offertes en de facturatie van onze Diensten.
    • De plaats van de gegevens is bepaald in Europa. De gegevens worden doorgestuurd naar verwerkers die zijn gevestigd in derde landen buiten de Europese Economische Ruimte. Het Beleid inzake bescherming van Persoonsgegevens van Billit is beschikbaar via hier.

Ter informatie, hierbij hun beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens:

Welk beveiligingsniveau garanderen wij?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

Zo hebben wij onder andere de volgende maatregelen genomen:

  • Wij houden een register van gegevensverwerkingen bij. Het is beschikbaar op eenvoudig verzoek.
  • Wij houden een procedure bij voor gegevenslekken en gegevensdiefstal, evenals een register van gegevenslekken of diefstal. Tot op heden is er nog nooit sprake geweest van een lek of diefstal van gegevens.
  • Wij verschaffen u een lijst van onze verwerkers.
  • Wij hebben een intern beleid opgesteld dat onze bestuurders en werknemers verplicht tot vertrouwelijkheid van de gegevens en naleving van de AVG. Wij hebben een Sharepoint opgezet om onze teams bewust te maken van vragen over Persoonsgegevens.
  • Wij kunnen u onmiddellijk informeren in geval van een datalek (ook al doen wij en onze verwerkers er alles aan om dit niet nodig te maken).
  • Wij hebben een beleid inzake gebruikersnaam en wachtwoord voor al onze systemen.
  • Wij pseudonimiseren persoonlijke informatie wanneer dat nodig is.
  • Wij maken systematisch back-ups van de Persoonsgegevens, zodat we deze kunnen herstellen in geval van fysieke of technische incidenten.
  • Wij testen en evalueren onze maatregelen regelmatig en passen ze indien nodig aan.
  • Wij worden begeleid door bekwame juristen inzake privacy.
  • Wij blijven op de hoogte van de handleidingen en richtlijnen die worden gepubliceerd door de CNIL en de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

In het geval van nieuwe projecten die gevolgen kunnen hebben voor uw privacy, wordt grondig onderzocht om uw rechten, de veiligheid en de bescherming van uw Persoonsgegevens te garanderen.

Mocht er toch een incident voordoen met betrekking tot uw gegevens, zult u hiervan persoonlijk op de hoogte worden gebracht onder de omstandigheden die in de wet zijn voorzien.

Dragen wij Persoonsgegevens over buiten de Europese Unie?

Ja, wij dragen Persoonsgegevens over naar een land buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte enkel en alleen als:

  • De Europese Commissie een besluit heeft genomen dat bepaalt dat dat land een passend niveau van gegevensbescherming waarborgt, d.w.z. gelijkwaardig aan wat voorzien is in de Europese wetgeving. De Persoonsgegevens zullen op deze grondslag worden overgedragen.
  • De overdracht onderworpen is aan een passende waarborg die een niveau van gegevensbescherming waarborgt, gelijkwaardig aan wat in de Europese wetgeving is voorzien, zoals door de door de Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, een gedragscode, een certificering, bindende bedrijfsvoorschriften, toestemming.

Wat zijn uw rechten inzake de bescherming van Persoonsgegevens?

Recht op inzage

  • Dit recht stelt u in staat om ons direct te vragen of wij informatie over u bijhouden, en te verzoeken om alle gegevens te bezorgen.
  • De uitoefening van het recht op inzage is kosteloos, tenzij uw verzoek buitensporig vaak terugkeert, ongegrond is of duidelijk bedoeld is om misbruik te maken van dit recht op inzage.
  • Wij zijn gerechtigd “redelijke kosten” te eisen in functie van de administratieve kosten die wij dragen.

Recht op rectificatie en recht om uw gegevens bij te werken

  • Dit recht stelt u in staat om ons te verzoeken onjuiste informatie over u te verbeteren. Het recht op rectificatie vult het recht op inzage aan.

Recht van bezwaar

  • Dit recht stelt u in staat bezwaar te maken tegen de verwerking van Persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • Dit recht van bezwaar geldt enkel voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of die verband houdt met de uitoefening van het openbaar gezag, of voor doeleinden van gerechtvaardigde belangen die de verwerkingsverantwoordelijke of een derde nastreeft, of voor direct marketing, of voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Wij kunnen dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking inroepen die zwaarder wegen dan de uwe, om geen gehoor te geven aan uw recht van bezwaar.

Recht om uw toestemming in te trekken

  • Als de gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u op elk moment op deze beslissing terugkomen, zonder afbreuk te doen aan de vroegere verwerking.

Recht op overdraagbaarheid

  • Dit recht stelt u in staat om een deel van uw gegevens te verkrijgen in een open en machinaal leesbaar formaat en uw Persoonsgegevens over te dragen van de ene organisatie naar de andere.
  • U kunt dit recht enkel uitoefenen voor gegevensverwerkingen die zijn gebaseerd op uw toestemming of die volledig met geautomatiseerde procédés worden uitgevoerd.
  • U kunt dit recht enkel uitoefenen met betrekking tot de gegevens die u aan ons hebt verstrekt.
  • U kunt het recht op gegevensoverdraagbaarheid niet uitoefenen wanneer dit inbreuk maakt op de rechten en vrijheden van derden.

Recht op verwijdering

  • Dit recht stelt u in staat om de definitieve verwijdering van uw gegevens te vragen.
  • Dit recht kan slechts worden uitgeoefend binnen de grenzen die zijn vastgesteld in artikel 17 en 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Hoe kunt u uw rechten inzake de bescherming van Persoonsgegevens uitoefenen?

Als u uw rechten wenst uit te oefenen of als u vragen, klachten heeft over de manier waarop wij uw Persoonsgegevens verwerken, richt u zich eerst tot info@symplicy.com.

Als u van mening bent dat een verwerkingsverantwoordelijke uw Persoonsgegevens niet respecteert, hebt u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”), u hebt het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

De bevoegde autoriteit voor België is: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be of via deze link https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.

Hyperlinks naar andere websites?

Door gebruik te maken van onze Diensten, kunnen deze hyperlinks bevatten naar andere websites die worden beheerd door natuurlijke of rechtspersonen die geen deel uitmaken van ons bedrijf.

Deze websites moeten hun eigen beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens hebben.

Wij nodigen u uit om hun beleid te lezen. Wij kunnen niet verantwoordelijk worden gesteld voor de inhoud van deze websites noch voor de manier waarop deze websites Persoonsgegevens verwerken.

Welke wet is van toepassing?

Dit Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens zal worden geïnterpreteerd volgens en in overeenstemming met de Belgische wetgeving.

Welke rechtbank is bevoegd?

In geval van een geschil tussen de partijen met betrekking tot de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van dit Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens dat niet in der minne kan worden opgelost, zullen de Partijen eerst proberen dit geschil op te lossen via bemiddeling. De Partijen zullen een bemiddelaar aanwijzen uit de door de Federale Bemiddelingscommissie in België erkende bemiddelaars.

Als bemiddeling dit geschil niet kan oplossen, wordt het geschil uitsluitend voorgelegd aan de rechtbanken van Luik, afdeling Namen, die materieel bevoegd zijn.

Diverse bepalingen

Indien een van de bepalingen van dit Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens nietig of zonder rechtsgevolg wordt verklaard, wordt zij geacht niet geschreven te zijn, zonder dat dit gevolgen heeft voor de geldigheid van de andere bepalingen.

De originele versie van dit Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens is in het Frans opgesteld. De vertaling in het Nederlands en Engels is enkel beschikbaar voor uw gemak en informatie. In geval van een geschil, zal de Franse versie van de tekst als doorslaggevend worden beschouwd.

Dit Beleid inzake de bescherming van Persoonsgegevens maakt integraal deel uit van de Algemene Gebruiksvoorwaarden en de Algemene Servicevoorwaarden en is er onlosmakelijk mee verbonden.

Als u denkt dat wij uw privacy niet respecteren, kunt u ons een e-mail sturen op info@symplicy.com.

Dit Beleid inzake Persoonsgegevens is gedateerd 9 maart 2025.

U kunt een kopie van deze versie downloaden op een duurzame drager (pdf-formaat) door te klikken hier.