Automatiseer uw workflow met Symplicy

Waarom uw workflow automatiseren?

Een workflow beschrijft alle stappen die nodig zijn om een taak uit te voeren. Wanneer deze workflow voornamelijk berust op repetitieve en tijdrovende menselijke tussenkomsten, wordt dit een rem op de productiviteit. Door te automatiseren worden deze processen vereenvoudigd door bepaalde taken toevertrouwen aan technologische hulpmiddelen, zodat fouten worden verminderd en de efficiëntie stijgt.

Wat is het voordeel? Minder tijd verspild aan administratieve taken en meer mogelijkheden om uw omzet te verhogen!

De 5 stappen om uw workflow te automatiseren

1. Maak de weg vrij: identificeer de taken die u kunt automatiseren

Niet alle taken zijn gelijkwaardig als het gaat om automatisering. Stel uzelf de juiste vragen:

Leidt deze taak tot klachten binnen uw team?
Vereist zij gegevensverwerking?
Vraagt zij om complexe coördinatie tussen meerdere personen?
Leidt zij tot fouten wanneer deze handmatig wordt uitgevoerd?
Is zij eenvoudig bij de klant te factureren?

Als u verschillende keren “ja” hebt geantwoord, is het tijd om automatisering te overwegen.

Tip: Organiseer workshops en trainingen met uw team om hen te betrekken en te motiveren bij deze digitale transformatie.

2. Bepaal de kans: wat is de echte winst?

Voordat u aan de slag gaat, beoordeelt u de relevantie van automatisering:

• Geïnvesteerde tijd: Hoeveel uur besteedt uw organisatie wekelijks/maandelijks aan deze taak?
• Verwachte voordelen: Wat zijn de verwachte verbeteringen in nauwkeurigheid, snelheid en tevredenheid?
• Kosten-baten: Is de investering in een tool snel terugverdiend?

Een geslaagde automatisering moet voor iedereen een overwinning zijn: voor uw team én voor uw advocatenkantoor.

3. Ontwikkel een geoptimaliseerde workflow

Een doeltreffende automatisering berust op een eenvoudige logica: “Wanneer dit gebeurt, doe dat.”

Maak een lineair schema van uw workflow door te bepalen:

• De trigger (bijv. een verzonden formulier, een ontvangen e-mail…);
• De bijbehorende acties (bijv. een automatische e-mail, archivering, aanmaken van een taak…).

Gebruik tools zoals Canva, Wireflow of Excel om uw workflow visueel te structureren.

4. Voer uit met de juiste tools

De keuze van technologische oplossingen is cruciaal. Geef de voorkeur aan tools die:

• Goed samenwerken en aansluiten op uw bestaande ecosysteem;
• Complementair zijn en het hele proces dekken.

Doel: Een vlotte workflow, zonder hiaten!

5. Itereer en pas voortdurend aan

Automatisering is een evolutief proces. Test, stel bij en perfectioneer uw workflows om te streven naar een bijna autonoom systeem.

Berekening van de ROI:
Een advocaat factureert 150€/uur.
Een automatiseringstool kost 50€/maand per advocaat.
Deze tool bespaart 2 uur per maand.

Resultaat: Deze vrijgekomen uren kunnen worden besteed aan factureerbare taken, wat leidt tot een netto winst van 250€ (300€ gefactureerd – 50€ aan kosten).

Ga aan de slag!

Laat repetitieve taken uw werkzaamheden niet langer belemmeren. Door uw workflows te automatiseren, verhoogt u uw efficiëntie, nauwkeurigheid en winstgevendheid.

Bij Symplicy begeleiden wij advocaten bij het automatiseren van niet-factureerbare administratieve taken tijdens het openen van dossiers. Honderden advocaten vertrouwen ons al om deze vervelende taken uit te besteden en zo kostbare tijd te winnen.

Bespaar tijd met de automatische invoer van cliëntdossiers: Vraag uw cliënt een formulier in te vullen en laat Symplicy automatisch uw cliëntfiche aanmaken in Secib of Kleos.

Heldere en gestructureerde klantaanvragen vanaf het eerste contact: Ons intelligent formulier ordent, analyseert en kwalificeert elke aanvraag van de rechtzoekende voordat deze u bereikt.

Probeer vandaag nog ons intelligente Symplicy-formulier en transformeer uw kantoor!