5 goede praktijken voor succesvol kennisbeheer in uw advocatenkantoor

Waarom moet ik kennisbeheer implementeren in mijn advocatenkantoor?

Een kennisbeheer is een benadering die gericht is op het verzamelen, organiseren en delen van de kennis die uw medewerkers binnen uw kantoor hebben verworven.

Deze kennis betreft zowel de kennis (het kennen van het recht, een juridisch onderwerp) als de knowhow (conclusies of aanvragen schrijven, een kostenraming maken, een sollicitatiegesprek met een stagiaire-advocaat voeren, een nieuw dossier openen, enz.).

Ongeacht de structuur van het kantoor, het aantal advocaten en de voorkeursgebieden, is de implementatie van een kennisbeheerproject van cruciaal belang.

Kennisbeheer stelt u in staat om…

• Tijd te besparen.
  De bespaarde tijd kan worden besteed aan uw privéleven of aan het samenstellen van nog meer dossiers om uw omzet te verhogen.
  Volgens ons rapport, opgesteld op basis van een vijftigtal advocaten, kan kennisdeling u minstens een uur besparen bij elke dossiervorming.
• Uw kennis te centraliseren op één plaats.
  Uw medewerkers kunnen profiteren van de kennis en deze gebruiken om lastige situaties efficiënter op te lossen. De advocaten in uw kantoor hebben te allen tijde toegang tot geschikte documentaire bronnen, modeldocumenten en werkprocedures die het risico op fouten minimaliseren.
• Samenwerking tussen de leden van uw kantoor aan te moedigen.
  Kennisdeling is een motivatiefactor voor uw medewerkers. Het motiveren van uw teams helpt om voortijdige vertrekken te voorkomen en uw talenten binnen uw kantoor te behouden.

5 goede praktijken om een effectief kennisbeheer te implementeren

1. Identificeer uw behoeften en doelstellingen.
2. Kies een platform voor samenwerking en kennisdeling.
3. Betrek de advocaten van uw kantoor.
4. Classificeer de documentatie.
5. Meet de effectiviteit van kennisbeheer.

1. Identificeer uw behoeften en doelstellingen

Het opzetten van een kennisbeheerproject is niet iets wat je doet zonder planning. Vanaf het begin moet u een duidelijke strategie vaststellen. Het vaststellen van uw behoeften en doelstellingen zal u helpen bij het correct kiezen van het samenwerkingsplatform en het evalueren van de effectiviteit van het kennisbeheer.

Voorbeeld: Eén van de doelen van een advocaat-partner is om te voorkomen dat zijn of haar medewerkers zomaar zijn kantoor binnenstappen en hem of haar afleiden door te vragen waar ze een model, een relevante jurisprudentie of een werkprocedure van het kantoor kunnen vinden.

2. Kies een platform voor samenwerking en kennisdeling

Om de kennisuitwisseling te vergemakkelijken, is het raadzaam een documentenbord in te stellen.

Een documentenbord is dus een volgpaneel van uw interne kennis.

Dit kan een eenvoudige tool zijn voor het delen van bestanden of een meer uitgebreid systeem voor kennisbeheer.

Voorbeeld: Symplicy is een documentenbord. Het zoekt automatisch naar rechterlijke beslissingen en naar de documentmodellen die uw kantoor gebruikt (verzoeken, contracten, conclusies, notities…) die nuttig kunnen zijn in verband met de zaak van uw cliënt.

3. Betrek de advocaten van uw kantoor

Het is essentieel om al uw teams te betrekken bij het kennisbeheerproces.

Het kennisbeheerplatform moet een reflex worden voor het hele kantoor.

Dit kan worden gedaan door workshops en participatieve trainingen te organiseren om de uitdagingen en voordelen van de benadering beter te begrijpen.

Voorbeeld: Maak een schema van de procedure voor het importeren van documentatie in het documentenbord. Voor elke stap is het nuttig om de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd en de persoon die er verantwoordelijk voor is te specificeren.

Hier zijn enkele vragen die u moet stellen om uw schema te maken: “Wie importeert de documenten in het kennisplatform?” ; “Wat voor soort documenten kunnen worden geïmporteerd in het platform?”.

Dit schema moet dan aan het hele team worden gepresenteerd om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol goed heeft begrepen en dat er geen punten over het hoofd worden gezien.

4. Classificeer de documentatie

Om de toegang tot informatie te vergemakkelijken, is het belangrijk om de kennis en documenten te structureren.

Dit kan worden gedaan door kennis te categoriseren naar domeinen en door trefwoorden te gebruiken.

Voorbeeld: Bij Symplicy, om onze zoekmachine efficiënter te maken, schrijven we trefwoorden en samenvattingen op de documenten. Onze zoekmachine baseert zich dan deels op de samenvattingen en trefwoorden. Een zoekopdracht die wordt uitgevoerd in de gehele inhoud van de documentatie blijkt vaak minder vruchtbaar. We worden snel geconfronteerd met een eindeloze lijst met documenten.
Advocaten vinden het document dat ze nodig hebben sneller wanneer de zoekopdracht wordt uitgevoerd op onze samenvattingen of trefwoorden.

5. Meet de effectiviteit van het kennisbeheer

De implementatie van een documentenbord moet rendabel zijn, er moet een return on investment zijn.

Voorbeeld: Het uurtarief van de advocaat is 150 euro/uur. De software kost 50 euro/maand/advocaat. De software bespaart de advocaat twee uur per maand. Het gewonnen uur is niet factureerbaar. De advocaat kan dit gewonnen uur toewijzen aan factureerbaar werk. Dat zijn dus twee uren die de advocaat extra aan een klant kan factureren. De advocaat heeft de software dus snel terugverdiend. Hij heeft 250 euro verdiend (300 euro (twee gefactureerde uren) – 50 euro (kosten van de software)).

Ander voorbeeld: Implementeer een feedbackverzamelsysteem vanuit het team om verbeterpunten voor het kennisbeheer te identificeren.

Ontdek Symplicy

Ons documentenbord stelt u in staat om moeiteloos uw kennisbeheerproject in uw kantoor op te zetten en snel uw doelstellingen te bereiken.

In feite gebruiken advocaten dagelijks ons platform om gemakkelijk juridische documentatie op te zoeken en te delen met collega’s.