Client onboarding: de ultieme checklist voor een succesvolle dossieropening

Waarom moet ik een client onboarding invoeren voor mijn advocatenkantoor?

De client onboarding is een gestructureerd proces waarbij een nieuwe klant wordt geïntroduceerd in de diensten van uw advocatenkantoor.

Deze reeks is essentieel voor de ervaring van uw klanten en stelt u in staat om…

• Een gezonde klantrelatie op te bouwen
  Dit proces helpt om misverstanden en verwarring te voorkomen, waardoor het risico op latere problemen of geschillen, zoals het weigeren van uw honorarium door uw klant, wordt beperkt.
• Efficiënter te worden
  Door uw onboarding-proces te standaardiseren, kunt u de winst aan resources en tijd besteden aan andere activiteiten binnen uw kantoor. Bijvoorbeeld: het benutten van gewonnen tijd om jonge medewerkers te motiveren en op te leiden.
• Uw klanten te behouden
  Klanten die een positieve onboarding-ervaring hebben, zijn meer geneigd om in de toekomst gebruik te maken van uw kantoor voor andere juridische diensten, en ze zijn meer geneigd om uw diensten aan te bevelen aan andere klanten.

De te volgen stappen om op een effectieve manier een nieuw dossier te openen

1. Eerste contact
2. Voorbereiding op het consult
3. Initieel consult
4. Het verzenden van een honorariumovereenkomst
5. Aanmaken van de klantenkaart

1. Eerste contact

Het is belangrijk om verschillende contactpunten op te zetten waar uw klant gemakkelijk contact kan opnemen met uw kantoor.

Voorbeelden: een dynamisch contactformulier op uw website; een QR-code op uw visitekaartje om u direct een e-mail te sturen; een link in uw LinkedIn-biografie die direct een telefoongesprek start.

Nadat u uw verschillende contactpunten heeft opgezet, is het belangrijk dat de berichten van uw klanten worden doorgestuurd en op dezelfde plaats verzameld.

Door verschillende communicatiekanalen te creëren, heeft u al snel een Instagram-berichtenbox, een WhatsApp-berichtenbox, een SMS-berichtenbox, een mailbox, etc.

Er is dus een risico dat u belangrijke berichten mist.

Sommige CRM-software verzamelt deze verschillende berichten in één werkomgeving. Voorbeeld van een gratis tool: HubSpot.

2. Voorbereiding op de consultatie

Dit is de stap waar u alle voorlopige informatie over de klant en zijn juridische zaak verzamelt.

Om dit te doen, kunt u vóór de consultatie aan uw klant een voorlopige vragenlijst versturen.

Dankzij formulieren kunt u uw werklast inschatten, conflicten van belangen controleren en nagaan of het probleem binnen uw vakgebied valt.

Dit formulier stelt u ook in staat om u rustig voor te bereiden op het eerste consult met uw klant. Tijdens deze eerste afspraak verspilt u geen tijd aan het verzamelen en sorteren van verschillende nuttige informatie en documenten voor uw klant. De klant zal uw professionaliteit waarderen, aangezien u al de moeite heeft genomen om voorafgaand aan de consultatie kennis te nemen van zijn verzoek.

Een effectieve methode is om uw klant via e-mail een formulier te sturen en een minimumbedrag in rekening te brengen om de afspraak te maken.

Door direct een betaald eerste consult aan te bieden, voorkomt u dat mensen die proberen gratis advies te krijgen (toeristen) of dat afspraken niet worden nagekomen door een klant. Later kunt u de prijs van het ontdekkingsconsult integreren in de uiteindelijke dienst als de klant uw honorariumovereenkomst ondertekent.

Voorbeeld: U kunt uw klant een online vragenlijst per e-mail sturen en hem vervolgens de mogelijkheid geven om een betaalde afspraak te maken via de tool Calendly.

3. Eerste consultatie

Tijdens deze stap ontmoet u uw klant persoonlijk of via videoconferentie om gedetailleerd zijn juridische situatie te bespreken.

Dit consult stelt u in staat om naar de klant te luisteren en hem concrete antwoorden te geven.

Het is verstandig om tijdens de eerste consultatie systematisch te vragen naar de redenen voor zijn bezoek en zijn verwachtingen. Afhankelijk van zijn antwoorden kunt u sommige van uw doelen en daaruit voortvloeiende taken aanpassen en prioriteren om waarde toe te voegen voor uw klant.

Voorbeelden van vragen om uw klant op zijn gemak te stellen en zijn behoeften, verwachtingen en emotionele staat goed te begrijpen: “Wat verwacht u van mij als advocaat?”, “Hoe moeten we met u samenwerken zodat u tevreden bent en ons zou aanbevelen?”, “Wat zijn voor u de eigenschappen die een uitstekende advocaat zou moeten hebben?” “Wat heeft u nodig om u beter te voelen?”.

4. Het ondertekenen van uw honorariumovereenkomst

Na dit eerste consult, indien er verdere stappen moeten worden ondernomen (voorbeelden: het opstellen en onderhandelen van een overeenkomst voor de overdracht van een bedrijf, het organiseren van een bijeenkomst met vakbonden over een herstructurering, het verkrijgen van een schadevergoeding van een verzekeringsmaatschappij) of een rechtszaak moet worden aangespannen, kunt u:

• Een dienstvoorstel maken dat gedetailleerd uitlegt hoe u uw klant gaat helpen.
• De structuur van uw honorarium, de kosten en uw betalingsverwachtingen specificeren.
• Uw honorariumovereenkomst sturen.

Voorbeeld: Symplicy bespaart u heen-en-weer e-mails om een handtekening op uw contracten te krijgen: het privacybeleid en de algemene voorwaarden bij tussenkomst. Met Symplicy kunt u uw contractdocumenten gemakkelijk online laten accepteren na het contactformulier.

5. Opening van het klantendossier

Als de klant uw honorariumovereenkomst accepteert, wordt de klant in uw systeem opgenomen:

• U maakt een klantenfiche aan met alle benodigde contactgegevens en informatie om witwassen te bestrijden en om te voldoen aan de GDPR.
• U bewaart een kopie van het ondertekende contract voor uw dossier.

Voorbeeld: Het is verstandig dat de contactinformatie van uw klant automatisch in uw systeem wordt ingevoerd wanneer uw klant contact met u opneemt.

Met Symplicy begrijpen we deze last van het overzetten van klantgegevens naar een Word-document of naar uw beroepsspecifieke software om het klantendossier aan te maken.

Daarom hebben we een reeks samenwerkingsovereenkomsten opgezet met softwarefabrikanten.

Het doel? Wanneer iemand een van onze intelligente contactformulieren invult, worden de klantinformatie overgebracht naar het juiste klantendossier in uw beroepsspecifieke software.
Als de persoon een nieuwe klant is, wordt er een nieuw dossier aangemaakt in uw beroepsspecifieke software. U kunt dan gemakkelijk uw klantendossier in PDF-formaat genereren.

Ontdek Symplicy

Ons contactformulier in eenvoudige taal stelt u in staat om zich rustig voor te bereiden op een eerste consultatie en te voldoen aan bepaalde ethische regels van uw beroep.